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Vorwerk se prepara para crecer con una nueva plataforma digital de ventas

Cognizant ayuda al fabricante de dispositivos Thermomix y Kobold a migrar sus procesos críticos de ventas y gestión de pedidos a SAP S/4HANA y a la nube.

En un vistazo

Sector
 Fabricación  

Ubicación
Alemania

Desafío

Ofrecer una migración fluida a SAP S/4HANA y a la nube para un sistema de gestión de pedidos y ventas crítico para el negocio que da soporte a 1.600 profesionales de ventas en cuatro países europeos.

Hechos destacados

  • Migración dual compleja, que incluye la entrega de 200 interfaces en 18 meses sin problemas
  • Dos décadas de datos de negocio de valor migrados de forma segura a un nuevo entorno
  • La transición a la nueva plataforma se logró en un solo fin de semana

El desafío

Fundado en 1883 y con sede en Wuppertal, Alemania, el Grupo Vorwerk es un fabricante familiar de electrodomésticos de calidad y servicios relacionados. Con operaciones en más de 60 países, los electrodomésticos de cocina Thermomix y las aspiradoras Kobold de Vorwerk son conocidos en todo el mundo, generando ventas anuales de más de tres mil millones de euros para el grupo. 

Vorwerk es la empresa de venta directa número uno de Europa, comprometida con mantener estrechos vínculos con sus clientes. Durante 20 años, sus equipos de ventas en Alemania, Austria, Francia y Suiza confiaron en un sistema SAP local para la gestión de ventas y pedidos. Sin embargo, este sistema carecía de la agilidad y la flexibilidad necesarias para dar soporte a las ambiciones futuras de Vorwerk y la infraestructura local tenía dificultades para gestionar los picos de actividad, como el Black Friday.

Una doble migración estratégica a SAP S/4HANA y a la nube

Vorwerk necesitaba modernizar su sistema de gestión de pedidos basado en SAP ECC para crear una base ágil y escalable para el crecimiento. Tomó la decisión estratégica de migrar el sistema, junto con todas sus interfaces, a SAP S/4HANA. Al mismo tiempo, quería trasladar el sistema a la nube, en línea con su objetivo de que todos los sistemas estén en la nube para 2027. 

Además, esta doble migración implicaría otros siete grandes proyectos: armonizar el plan de cuentas de Vorwerk, implementar un nuevo libro mayor y un nuevo módulo de contabilidad de activos, crear una arquitectura híbrida para integrar el nuevo sistema S/4HANA con su sistema local de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de SAP y permitir el acceso al sistema para asesores de ventas externos.

Estos siete proyectos representaban una transformación digital crítica para el negocio que no podía fallar. Existen múltiples opciones para migrar de SAP ECC 6.0 a SAP S/4HANA y Vorwerk tuvo que elegir la adecuada para su negocio. Para ello, necesitaba el apoyo de un socio experimentado y profesional, con un profundo conocimiento tanto de SAP como del propio negocio y el panorama de sistemas de Vorwerk. El grupo delegó en Cognizant, socio tecnológico de Vorwerk desde hace años, el proyecto

Nuestro enfoque

Fue crítico identificar el enfoque adecuado para la migración. Cada implementación de SAP EEC tenía 20 años de de datos de negocio de valor y había sido personalizada para adaptarse a los procesos de negocio locales. Vorwek deseaba mover gran parte de estos datos y algunos de los procesos a S/4 HANA, pero vio la oportunidad de armonizar algunos procesos y aprovecharse de la nueva funcionalidad de SAP. 

Esto requirió un enfoque de migración "bluefield", en lugar de reconstruir desde cero ("greenfield") o simplemente replicar los procesos existentes en la nueva plataforma ("brownfield"). Por ello, nos pusimos en contacto con los especialistas en migración de datos de SAP S/4HANA bluefield SNP Group para que trabajaran con nosotros en el proyecto.

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Un proyecto de transformación que se llevó a cabo con éxito en 18 meses

Trabajando junto con Vorwek y SNP, planeamos, gestionamos y entregamos los siete proyectos en 18 meses, poniéndolos en marcha a tiempo en una sola transición. Nos apoyamos en expertos onsite y offshore en cada etapa, incluidos especialistas en registro a informe (RTR), pedido a cobro (OTC), adquisición a pago (PTP), comisión y reparación, así como experiencia técnica en soluciones integradas de software de aplicaciones empresariales (BASIS), programación avanzada de aplicaciones empresariales (ABAP) e integraciones.

Esta trasformación se llevó a cabo en varias etapas:

Hoja de ruta y evaluación
Realizamos una completa evaluación del escenario actual SAP, identificando funcionalidad y objetos asociados ABAP que se deben considerar para conversión. Utilizamos nuestra metodología probada de evaluación de transformación (C-TAM) y experiencia de más de 35 años en proyectos de transformación S/4 HANA. La evaluación forma la base de una hoja de ruta de migración detallada.

Infraestructura en la nube
Configuramos la nueva infraestructura en la nube de Microsoft Azure, teniendo en cuenta las mejores prácticas y las recomendaciones de SAP. Los sistemas se desplegaron utilizando un enfoque de despliegue con un solo clic con scripts de Terraform. Antes de la transición, la infraestructura se migraba sin problemas de un modelo de proveedor de soluciones en la nube (CSP) a una suscripción empresarial.
Las pruebas de estrés se llevaron a cabo con éxito y las pruebas de aceptación del usuario (UAT) confirmaron que las unidades de mantenimiento de existencias (SKU) seleccionadas y el diseño implementado eran los más adecuados para la carga de trabajo. Se utilizó AzCopy para copiar los datos del sistema local a la nube y se habilitó la sincronización continua para la copia diferencial. Después de la puesta en marcha, se habilitaron las capacidades de alta disponibilidad (HA) y recuperación ante desastres (DR) para maximizar la resiliencia de la infraestructura.

Configuración de SAP S/4HANA
Creamos un shell del nuevo sistema S/4HANA, sin datos, en la plataforma Azure. Esto nos permitió llevar a cabo las configuraciones requeridas sin afectar ningún dato. También fue una oportunidad para armonizar el plan de cuentas de Vorwerk e introducir una nueva funcionalidad de contabilidad paralela para permitir una contabilidad más rápida y fluida en todas sus entidades jurídicas con sede en el país.

Migración de sistemas Bluefield
Migramos el entorno existente al nuevo entorno S/4HANA, lo que incluyó la realización de los ajustes adecuados en las interfaces de programación de aplicaciones (API) para SAP CRM de Vorwerk y otros sistemas que no son SAP en el ecosistema de Vorwerk.

Migración selectiva de datos
Trabajamos con SNP para llevar a cabo múltiples ciclos de migración de datos, utilizando su herramienta CrystalBridge® para llevar de forma segura 20 años de datos de clientes, cuentas y transacciones al nuevo entorno S/4HANA. Se utilizó un método de transición selectiva de datos (SDT) para preparar y migrar los datos que Vorwerk había identificado como los de mayor valor para su negocio.

Pruebas
Después de cada migración de datos, realizamos pruebas de integración y, a continuación, un UAT final para identificar cualquier problema al que se enfrentara el usuario para su corrección. Llevamos a cabo ejecuciones de depreciación con los datos existentes en el nuevo módulo de contabilidad universal S/4HANA y probamos dos años de cálculos de comisiones para garantizar que este proceso crítico se desarrollara sin problemas.

Seguimiento
La transición final fue compleja, con múltiples transformaciones que se pusieron en marcha a la vez: la migración a S/4HANA, la migración a la nube, nuevos procesos de negocio, un plan de cuentas armonizado y un nuevo entorno de contabilidad general. A pesar de esto, la transición se llevó sin apenas problemas, sin interrupciones en el negocio y sin necesidad de comprometerse con SAP. El equipo de entrega y testing también permaneció después de la transición para proporcionar un período programado de atención, asegurando que cualquier problema se abordara de manera rápida y experta y entregando al equipo de mantenimiento continuo a tiempo según lo planeado.

"Esta fue una de las puestas en marcha de mayor éxito de uno de los proyectos más importantes que he visto en los últimos 35 años en Vorwerk. Tuvimos siete proyectos complejos que se pusieron en marcha en un fin de semana sin errores significativos. Un factor clave de éxito fue la colaboración entre Vorwerk en Alemania, Austria y Francia con Vorwerk International, Vorwerk Group IT, Cognizant y socios, todos trabajando juntos como un solo equipo".

Holger Ehser, IT Manager, Vorwerk

Resultados de negocio

Utilizando un enfoque de migración simplificado, el sistema de gestión de pedidos y ventas, que incluye 20 años de datos, se migró a un entorno SAP S/4HANA y a la nube en un fin de semana, con un tiempo de inactividad casi nulo. 

La velocidad y el éxito de la migración significaron que 100.000 asesores de ventas de Thermomix y Kobold en toda Europa pudieron seguir trabajando con normalidad, mientras que los profesionales del departamento financiero pudieron beneficiarse de inmediato del entorno de informes armonizado.

Resultados de negocio

Con la puesta en marcha del sistema en tiempo y según lo previsto, Vorwerk se beneficia ahora de:

  • Sistema de backend SAP probado: El nuevo sistema SAP S/4HANA permite a los comerciales de Vorwek beneficiarse de modelos de datos optimizados. Las aplicaciones modernas y de alto rendimiento aceleran las tareas básicas en la gestión de ventas y pedidos con crecientes volúmenes de datos.
  • Escalabilidad fluida: Ahora los sistemas de gestión de pedidos de Vorwek se pueden escalar para gestionar picos como el Black Friday mediante el uso de la base de datos SAP S/4HANA. Los cambios en los informes se realizan ahora en una fracción de tiempo de otras plataformas de bases de datos.
  • Procesos financieros armonizados: Los informes de Vorwerk se benefician de los nuevos procesos contables basados en las aplicaciones Universal Journal y SAP Fiori. La conciliación completa entre los sistemas acelera considerablemente la elaboración de informes y la armonización de las estructuras en éstos significa que Vorwerk ahora puede manejar las necesidades de informes en toda la organización.
  • Una plataforma para el crecimiento: Vorwerk se beneficia de un entorno de backend preparado para el futuro y  una plataforma SAP de última generación para el crecimiento futuro en la nube.
Una platafoma SAP innovadora para el crecimiento futuro

El sistema legacy SAP de Vorwerk ha funcionado bien, dando soporte al crecimiento de los ingresos en cuatro geografías clave y contribuyendo de manera significativa a los 3.000 millones de euros de ganancias anuales de la compañía. Pero para la siguiente fase de este proyecto, Vorwek necesitaba un sistema moderno de ventas y de gestión de pedidos que pudiera adaptarse con facilidad a la evolución del negocio. Al asociarse con Cognizant y SNP, Vorwerk realizó una migración fluida a SAP S/4HANA y a la nube para el sistemas y sus casi de 200 interfaces, consiguiendo una plataforma de última generación para el crecimiento y la garantía de estar cerca de sus clientes de valor.

Acerca de Vorwerk

Vorwerk es la empresa de venta directa número uno en Europa y líder mundial en la venta directa de electrodomésticos de calidad. Su actividad principal es la producción y venta de productos para el hogar. Vorwerk, que incluye también al grupo afk, genera unas ventas consolidadas de más de 3.000 millones de euros y opera en más de 60 países. https://www.vorwerk-group.com/