Pour un démarrage réussi sur Microsoft 365 Copilot, quelles sont les étapes d’installation à valider ? Comment s’assurer que la mise en place de l’outil permettra de générer de la valeur ? Et quelle utilisation en attendre ? Voici quelques réflexions à creuser si vous songez à basculer votre organisation dans une démarche d’intelligence artificielle générative (gen AI) orchestrée par Copilot.
Nous ne reviendrons pas sur les nombreux bénéfices que promet l’IA générative : créativité décuplée, productivité renforcée, compétences augmentées… des outils comme Microsoft 365 Copilot ont bel et bien la capacité de transformer en profondeur le monde du travail. Mais il serait illusoire de croire que la magie opère en un seul clic. Car, si les usages les plus basiques peuvent effectivement s’enclencher par process automatisés, les fonctionnalités sophistiquées et à forte valeur ajoutée nécessitent, elles, une approche plus minutieuse.
Quelle feuille de route ?
Pour vous guider dans vos premiers pas sur Copilot et vous assurer des résultats tangibles, nous vous proposons ci-dessous une feuille de route en six étapes qui vous permettra de rationaliser votre approche :
1. La gestion des données. Dans ce parcours mené tambour battant vers l’IA générative, il serait utopique et dangereux de s’affranchir d’une bonne gestion des données pour gagner du temps. Car, comme c’est souvent le cas dans l’univers technologique, il n’est de richesse que de données – c’est-à-dire que c’est la qualité des données d’entraînement et d’usage qui détermine la performance des systèmes d’IA. Microsoft Copilot étant un système ancré dans les données métiers de votre entreprise, nous vous recommandons, pour une utilisation optimale, de ne l’alimenter qu’avec des données pertinentes et accessibles. Dans cette optique, la gestion de données doit être considérée comme une étape indispensable du chantier de déploiement – une étape que les entreprises ont bien souvent tendance à minimiser et à trouver rétrospectivement plus complexe que prévu.
2. La cartographie des mandats et des besoins. En écho à cette étape d’analyse sur la gestion des données, il est indispensable que vous identifiiez les besoins propres à chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Car Copilot ne répond pas à un métier ou un besoin unique. Pour vous aider dans ce processus complexe, nous vous suggérons de mettre en place des scénarios business appuyés sur des personas et des process clés de l’entreprise. L’objectif de ces scénarios serait de démontrer comment Microsoft Copilot peut transformer et optimiser les processus métiers, et ainsi de cibler plus rapidement les initiatives qui délivrent le meilleur ratio coûts/bénéfices.
3. Le test et l’évaluation. Ces besoins différenciés par type d’équipe ou fonctions dans l’entreprise vont alors vous conduire à adopter des approches spécialisées lorsqu’il s’agit de mettre en place Microsoft Copilot – c’est du moins notre recommandation. Pour éviter de tomber dans un projet inutilement trop complexe, nous conseillons de créer, pour chaque métier ou fonction, des groupes de tests de cent personnes environ qui vous livreront suffisamment de mesures d’impact pour évaluer la performance de l’outil sur cette population spécifique. Par exemple, selon notre expérience, les fonctionnalités de Copilot sur Teams sont un très bon terrain d’exploration pour la plupart des utilisateurs car chacun peut très rapidement en maîtriser l’usage et comprendre la valeur à en retirer sur son périmètre.
4. La conduite du changement. Les projets de transformation impliquant un nouvel outil sont toujours mieux acceptés quand des pratiques de conduite du changement et de démocratisation sont mises en place. Celles-ci impliquent de travailler sur la communication avec tous les utilisateurs de l’outil (surtout les métiers), de renforcer la formation et de mobiliser des ambassadeurs dans tous les départements de l’organisation pour qu’ils partagent leurs bonnes pratiques. Et n’oubliez pas : la première étape de tout ce processus réside dans la qualité des données. En l’absence de ce prérequis, les utilisateurs risquent de trouver Microsoft Copilot non adapté à leurs besoins en matière de fiabilité et de qualité… avec des conséquences négatives sur l’adoption à plus large échelle.
5. L’anticipation. Le déploiement d’un système comme Microsoft Copilot doit toujours être mis en perspective avec son potentiel futur. En connectant Microsoft Copilot aux applications de chaque métier, vous donnerez à l’outil la possibilité de suggérer de nouvelles fonctionnalités et d’étendre ainsi sa proposition de valeur. Cette approche prospective s’appuie notamment sur le déploiement de plugins, de connecteurs et de modules d’accélération pré-entraînés.
6. Le lancement (et la prise en main). Au-delà de la satisfaction technique de voir l’outil mis à disposition, il est important d’accompagner les équipes dans la découverte de ses usages. En effet, une solution comme Copilot demande des compétences nouvelles – et un certain niveau de patience. Pour la plupart des gens, le fait d'écrire des prompts semble plus difficile à appréhender que le simple clic sur un bouton issu des applications et solutions traditionnelles. La maîtrise des prompts passe par des expérimentations, des erreurs, des tests, des ajustements et du partage constant de conseils et bonnes pratiques. En clair : plus vous essayez, plus vous avez de chances de maîtriser le langage et l’outil.
Quelques exemples de prompts
Dans cette optique, il nous semblait intéressant de partager quelques suggestions de prompts « utiles » que vous pouvez tester sur vos différents outils.
- Dans Teams : « Résume les actions, le propriétaire et les timings convenus lors de cette réunion pour le projet [nom du projet], sous forme de tableau »
- Dans Outlook : « Commence à rédiger une introduction d’email à quelqu'un que je n'ai pas vu depuis longtemps et que je souhaiterais inviter à déjeuner, et évoque la migration sur Microsoft Azure »
- Sur copilot.microsoft.com : « Quelles sont les actions et les sujets remarquables que je traite avec [nom de l’interlocuteur] ? »
- Sur copilot.microsoft.com (augmenté par le Web Content Plugin) : « Trouve-moi des cas d’usage de migration d’AWS vers Azure, réalisés par Cognizant ou des organisations similaires, qui mettent en avant les régulateurs financiers. Inclus au minimum un concurrent de Cognizant dans la sélection ».
Aller plus loin avec Microsoft Copilot Studio
Microsoft Copilot permet déjà à votre organisation d’exploiter vos données en profondeur afin de les transformer en informations utiles et actionnables. Mais Microsoft Copilot Studio vous permet d’aller plus loin dans la personnalisation et de créer un copilote 100 % en adéquation avec vos besoins.
A l’instar d’un studio de musique dans lequel vous pouvez créer vos propres chansons, Copilot Studio vous accompagne dans la création de votre propre IA.
A la clé, un agent conversationnel autonome spécialisé sur les problématiques métier de l’utilisateur, une solution low/no code permettant de rendre plus indépendant les métiers, une centralisation de tous les chatbots de l’entreprise et des gains de productivité incontestables.
Choisir un expert data pour accompagner le déploiement Copilot
Cognizant et Microsoft ont récemment annoncé la signature d’un partenariat global visant à rendre l’IA générative de Microsoft et les outils Copilot accessibles à des millions d’utilisateurs. L’objectif : aider les entreprises à prendre en main ces outils pour transformer leurs opérations métiers, améliorer l’expérience collaborateurs et proposer de nouveaux services à leurs clients. Cette collaboration visera également à concevoir des solutions spécifiques par secteur, pour mieux répondre aux besoins de chaque industrie.
Dans le contexte d’un déploiement Copilot, pourquoi choisir Cognizant pour vous accompagner ? Car notre approche est complète, intégrant des services de bout en bout sur toute la chaîne de valeur, depuis l’amont du projet (évaluation de vos licences et de votre existant technologique, audit de la protection et de la gouvernance de vos données) jusqu’à l’aval (conduite du changement et formation). Et nous pouvons nous appuyer sur dix-sept années de partenariat avec Microsoft et plus de 20 000 consultants Microsoft.
Dans un contexte où l’IA générative s’impose au cœur de la stratégie décisionnelle et des processus métiers, il est fondamental de maîtriser les enjeux de qualité des données – et c’est une expertise sur laquelle le savoir-faire de Cognizant n’est plus à démontrer.
Article traduit et localisé à partir de l'article en anglais de Fredrik Tonn, Head of Cognizant Microsoft Business Group, Leveraging Microsoft 365 Copilot? Then consider these six factors.
