So bereiten Sie sich auf eine neue Workday-Version vor

Erfahren Sie, wie Sie sich am besten auf eine bevorstehende Workday-Version vorbereiten und sicherstellen, dass Unternehmen Workday optimal nutzen.

Workday ist eine sich ständig weiter­entwickelnde Software­lösung, die jährlich zwei große Software-Updates herausbringt. Diese Updates bieten eine Vielzahl von Korrekturen, Verbesserungen und neuen Funktionen, sodass Workday das Benutzer:innen­erlebnis verbessern und gleichzeitig einen höheren Mehrwert bieten kann. Da sich Workday in der Cloud befindet, müssen Unternehmen diese Updates nicht selbst ausführen. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie keinen Plan haben sollten, wann diese Updates tatsächlich in Betrieb gehen.

Benutzer:innen müssen wissen, ob die Tools, die sie derzeit verwenden, geändert werden und wie diese Änderungen aussehen werden. Außerdem erfordern neue Funktionen zusätzliche Schulungen und in einigen Fällen zusätzliche Integrationen, um sie optimal nutzen zu können.

Jede Workday-Version bringt eine Vielzahl einzigartiger Änderungen mit sich. Es gibt jedoch einige allgemeine Best Practices, die Ihr Unternehmen befolgen kann, um Störungen zu minimieren und die neuen Funktionen optimal zu nutzen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Bildung ist der Schlüssel zum erfolgreichen Umgang mit einer neuen Workday-Version (oder einem anderen Software-Update). Glücklicherweise bietet Workday seinen Kund:innen mehrere Möglichkeiten, sich mit einer bevorstehenden Version vertraut zu machen:

Der „What's New“-Report

Jeder Nutzer erhält einen „Was ist neu in Workday“-Bericht, der die Änderungen beschreibt, die mit einer neuen Version einhergehen. Dies dient als guter allgemeiner Überblick über die zu erwartenden Änderungen und neuen Funktionen. Sie sollten diese Funktionen und Änderungen prüfen, um festzustellen, wie sie sich auf Ihre internen Prozesse auswirken und wie sie zur besseren Unter­stützung der Unternehmens­ziele eingesetzt werden können.

Das Workday-Vorbereitungszentrum

Workday verfügt über ein Vorbereitungs­zentrum, das Kund:innen dabei helfen soll, über bevor­stehende und aktuelle Veröffent­lichungen auf dem Laufenden zu bleiben. Das Center ist ein wertvolles Tool vor, während und nach der Einführung eines neuen Updates. Vor einem neuen Update finden Sie hier neue Ressourcen, um sich damit vertraut zu machen, was sich ändert und wie. Während und nach einem neuen Update ist es eine gute Idee, das Center auf Fehler zu überwachen, die andere gemeldet haben, sowie auf Korrekturen für diese Probleme.

Die von Workday bereitgestellte Checkliste

Mit jeder neuen Version stellt Workday seinen Kund:innen eine Checkliste zur Verfügung, die ihnen hilft, sich besser auf das bevorstehende Update vorzubereiten. Wir empfehlen dringend, die Checkliste durchzugehen, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation die wesentlichen Schritte abdeckt, die zur Vorbereitung auf die Veröffentlichung erforderlich sind.

Sobald Ihr Unternehmen genau weiß, welche neuen Funktionen und Änderungen mit einer Workday-Version einhergehen, veranstalten Sie Brainstorming-Sitzungen mit wichtigen Interessen­vertreter:innen, um zu planen, welche Maß­nahmen zur Vorbe­reitung ergriffen werden müssen. Diese Pläne sollten die Erstellung einer Strategie zur Integration neuer Funktionen in bestehende Arbeitsabläufe, die Schulung der von der Veröffentlichung betroffenen Mitarbeiter:innen und die Vorgehensweise be:innim Testen umfassen.

Testen Sie, was Sie brauchen

Sobald Sie eine Vorschau einer neuen Workday-Version sehen können, beginnen Sie mit dem Testprozess. Hier sind einige Best Practices für das Testen:

• Wenn ein neues Update eingeführt wird, testen Sie Ihre Kern­prozesse und wichtigen Integrationen, wie z. B. Single Sign-On, um sicherzustellen, dass alles wie vorgesehen funktioniert.
  
  
• Sie sollten den gesamten Mitarbeiter:innen­lebens­zyklus testen, vom Onboar­ding bis zum Austritt aus Ihrem Unternehmen, um sicher­zustellen, dass alle Prozesse ordnungs­gemäß funktionieren.
  
  
• Testen Sie kritische Berichte, um festzustellen, ob sich Daten auf unerwartete Weise geändert haben.
  
  
• Testen Sie unbedingt neue Funktionen, bevor Sie sie implementieren. Obwohl es aufregend ist, können neue Funktionen neue Fehler und die Möglichkeit des Auftretens von Problemen mit sich bringen.
  
  
• Führen Sie Daten­validierungs­tests für Mitarbeiter:innen­konten durch und stellen Sie sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen­zahl nicht drastisch geändert hat. Einige kleine (im Verhältnis zur Größe Ihrer Organisation kleine) Änderungen werden natürlich im Rahmen der täglichen Schwankungen der Mitarbeiter:innen­zahl auftreten und Ihr Vorschau-Mandant spiegelt nicht die aktuellen Daten wider, große Änderungen können jedoch ein Anzeichen für ein Problem sein.
  
  
• Wenn Sie über die nötige Bandbreite verfügen, führen Sie Tests auf Mobilgeräten durch, um sicherzustellen, dass alles auch funktioniert. Dies sollte jedoch eine Aufgabe mit niedrigerer Priorität sein.

Die meisten Unternehmen sollten mindestens zwei bis vier Wochen vor dem Öffnen des Vorschaufensters mit der Vorbereitung auf eine neue Workday-Version beginnen. Wir empfehlen, die Workday-Releases zu einer bewährten Vorgehensweise in Ihre Roadmap aufzunehmen, damit die Stakeholder wissen, dass sie kommen, und entsprechend planen können.

Angesichts des Umfangs, der Häufigkeit und der Komplexität jeder Workday-Version kann es für einige Unternehmen schwierig sein, sich an jedes neue Update anzupassen, insbesondere wenn ihre Ressourcen begrenzt sind oder sich auf andere hochwertige Projekte konzentrieren. Aus diesem Grund bietet die Workday-Praxis von Cognizant Workday-Release-Support – um unseren Kund:innen dabei zu helfen, jedes neue Release erfolgreich zu meistern und durchweg einen noch größeren Nutzen aus ihrem Workday-Mandanten zu generieren.