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Le processus P2P (Procure-to-Pay, approvisionnement) de Cognizant se reflète dans la suite des applications Web qui prennent en charge les approvisionnements et les paiements de l'entreprise.
La nouvelle solution CAPPS (Cognizant Automated Procure-to-Pay Solution, solution d'approvisionnement automatisé de Cognizant) est la principale méthode d'achat de l'entreprise. La plupart des exigences liées aux produits et services sont satisfaites grâce à ce système d'émission de bons de commande.
Les bons de commande peuvent uniquement être créés et émis pour les fournisseurs qui ont été ajoutés à la base de données de fournisseurs par l'équipe d'approvisionnement mondial de Cognizant.
Les contrats ou accords sur les prix sont une méthode d'achat secondaire qui offre à l'entreprise le coût total le plus faible pour la plupart des produits et services couramment commandés auprès des fournisseurs externes favoris de Cognizant. L'équipe d'approvisionnement mondial de Cognizant est le seul service autorisé à négocier et à mettre en œuvre des accords sur les prix réduits à l'échelle de l'entreprise.
Les conditions de paiement sont établies dans le système CAPPS pour chaque fournisseur. Les factures avec bon de commande des fournisseurs que le service Comptes fournisseurs a traitées refléteront ces conditions. Le système calcule la date d'échéance du paiement en fonction de la date à laquelle la facture physique a été reçue par le service Comptes fournisseurs. Le service Comptes fournisseurs n'indique pas de date de paiement si la facture correspond au bon de commande car le processus est entièrement piloté par le système. Par exemple, le service Comptes fournisseurs reçoit une facture fournisseur le 9 juillet 2014. La facture est datée du 1er juillet 2014. Le service Comptes fournisseurs l'entre dans le système CAPPS ou Catalyst le 10 juillet 2014. Si les conditions de paiement sont définies sur « Net 30 », le système calcule automatiquement une date d'échéance du paiement au 8 août 2014.
Toutes les factures fournisseurs doivent être envoyées par voie électronique aux fournisseurs utilisant le système EDI (Échange de données informatisé). Que les fournisseurs utilisent le système EDI ou non, les factures physiques doivent être envoyées au service Comptes fournisseurs. Toutes les factures sont ensuite activées pour l'image et automatiquement rapprochées des bons de commande. Les factures sont disponibles dans le système CAPPS ou Catalyst pour le demandeur et l'acheteur. Les fournisseurs peuvent voir leur statut et traiter ou régler les litiges, le cas échéant.
Si la facture ne peut pas être rapprochée du bon de commande et traitée, le demandeur ou l'acheteur reçoit un e-mail du support technique Comptes fournisseurs mondial. Le demandeur ou l'acheteur peut voir la facture en se connectant à CAPPS ou à Catalyst et en notifiant le service Comptes fournisseurs ou en publiant une action concernant la facture. Un workflow séparé a été conçu pour traiter ces factures non rapprochées ou litigieuses. Le support technique Comptes fournisseurs mondial permet de traiter les factures en utilisant une action du workflow pour acheminer et mettre en file d'attente les factures à traiter.
L'achat et le paiement d'équipements, de fournitures et de services auprès de fournisseurs externes doivent être effectués conformément aux politiques d'achat établies de Cognizant. Les collaborateurs impliqués dans la commande de produits et de services auprès de fournisseurs externes via le système d'achat CAPPS doivent être familiarisés avec toutes les politiques associées aux achats et fournisseurs.
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Un bon de commande officiel généré par la solution CAPPS est la principale méthode d'achat de Cognizant. La plupart des exigences liées aux produits et services doivent être satisfaites grâce à l'utilisation d'un bon de commande Cognizant. Les bons de commande peuvent uniquement être créés et émis pour les fournisseurs qui ont été ajoutés à la base de données de fournisseurs par l'équipe d'approvisionnement mondial.
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Les conditions de paiement des fournisseurs de Cognizant sont établies par l'équipe d'approvisionnement mondial de Cognizant, lors de l'ajout d'un nouveau fournisseur à la base de données de fournisseurs approuvés par Cognizant. Les conditions de paiement de la base de données dictent le moment où le paiement des fournisseurs est effectué. Généralement, Cognizant emploie des conditions de paiement « Net 60 », ce qui signifie que le paiement est émis 60 jours à compter de la date à laquelle la facture fournisseur est reçue à l'adresse Comptes fournisseurs. Les bons de commande envoyés au fournisseur reflètent ces conditions et ils s'appliquent à toutes les factures reçues par Cognizant. Les conditions de paiement autres que « Net 60 » peuvent uniquement être négociées par l'équipe d'approvisionnement mondial.
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Ce portail fournit des informations pour tous les fournisseurs qui font affaire avec Cognizant via Ariba Network. Cognizant utilise Ariba Network pour échanger des documents professionnels, notamment des bons de commande, des factures, des confirmations de bons de commande et des avis de préexpédition, ainsi que pour recevoir et héberger les catalogues des fournisseurs. Des informations supplémentaires concernant ce projet et les raisons pour lesquelles Cognizant a décidé de commencer ce travail sont décrites dans la lettre de notification de Cognizant publiée plus tôt cette année.
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