Der Beschaffungsprozess (P2P) von Cognizant ist in der Suite der webbasierten Anwendungen abgebildet, die die Beschaffungs- und Zahlungsvorgänge des Unternehmens unterstützen.
Die neue automatisierte Beschaffungslösung Cognizant Automated Procure-to-Pay Solution (CAPPS) stellt die primäre Einkaufsmethode des Unternehmens dar. Die meisten Produkt- und Serviceanforderungen werden über dieses System zur Abwicklung von Bestellungen erfüllt.
Bestellungen können nur an Lieferanten gehen, die von dem globalen Beschaffungsteam von Cognizant in die Lieferantendatenbank aufgenommen wurden.
Vertrags- oder Preisvereinbarungen stellen eine sekundäre Einkaufsmethode dar. Im Rahmen dieser Methode erhalten Unternehmen für die meisten Produkte und Services, die häufig von externen Vorzugslieferanten bestellt werden, einen Einblick in die niedrigsten Gesamtkosten. Nur das globale Beschaffungsteam von Cognizant ist berechtigt, unternehmensweite Rabattvereinbarungen auszuhandeln.
Zahlungsbedingungen werden innerhalb des CAPPS-Systems pro Lieferant festgelegt und in den Bestellrechnungen des Lieferanten angezeigt, die von der Kreditorenabteilung verarbeitet werden. Das System berechnet das Fälligkeitsdatum der Zahlung auf Basis des Datums des Eingangs der physischen Rechnung in der Kreditorenabteilung. Wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, wird kein Zahlungsdatum angegeben, da der Prozess vollständig vom System gesteuert wird. Beispiel: Die Kreditorenabteilung erhält am 9. Juli 2014 eine Lieferantenrechnung. Die Rechnung ist auf 1. Juli 2014 datiert. Die Kreditorenabteilung ruft das CAPPS- oder Catalyst-System am 10. Juli 2014 auf. In diesem Fall errechnet das System automatisch das Fälligkeitsdatum 8. August 2014, wenn die Zahlungsfrist „Netto 30“ lautet.
Alle Lieferantenrechnungen müssen mit Electronic Data Interchange (EDI) auf elektronischem Weg versendet werden. Unabhängig davon, ob EDI verfügbar ist oder nicht, müssen die physischen Rechnungen immer an die Kreditorenabteilung gesendet werden. Daraufhin werden alle Rechnungen für die Anzeige von Bildern aktiviert und der Bestellung automatisch zugeordnet. Die Rechnungen sind im CAPPS oder Catalyst-System für den Anforderer und den Einkäufer verfügbar. Lieferanten können ihren Status anzeigen und eventuelle Konflikte verarbeiten oder beilegen.
Wenn die Rechnung nicht mit der Bestellung abgeglichen und verarbeitet werden kann, erhält der Anforderer oder Einkäufer eine E-Mail vom Global AP Help Desk. Der Anforderer oder Einkäufer kann die Rechnung anzeigen, indem er sich am CAPPS- oder Catalyst-System anmeldet und die Kreditorenabteilung unterrichtet oder eine Aktion sendet, die sich auf die Rechnung bezieht. Für die Verarbeitung solcher nicht zugeordneter oder strittiger Rechnungen wurde ein separater Workflow angelegt. Das Global AP Help Desk ermöglicht die Verarbeitung von Rechnungen mithilfe eines Arbeitsablaufs zur Weiterleitung und Vormerkung der Rechnung für die Verarbeitung.
Der Einkauf und die Zahlung von Geräten, Verbrauchsmaterialien und Services externer Lieferanten müssen in Übereinstimmung mit den bestehenden Einkaufsrichtlinien von Cognizant erfolgen. Die Kollegen, die für die Bestellung von Produkten und Leistungen von externen Lieferanten über das CAPPS-Einkaufssystem zuständig sind, müssen mit allen Richtlinien vertraut sein, die sich auf Einkaufs- und Kreditorentransaktionen beziehen.
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Die Lieferanten-Zahlungsbedingungen werden bei Aufnahme eines neuen Lieferanten in die Datenbank der genehmigten Lieferanten vom globalen Beschaffungsteam eingerichtet. Die Zahlungsbedingungen in der Datenbank geben vor, wann die Zahlungen an den Lieferanten zu leisten sind. Die Zahlungsbedingungen in der Datenbank geben vor, wann die Zahlungen an den Lieferanten zu leisten sind. Im Allgemeinen verfolgt Cognizant eine Zahlungsfrist der Art „Netto 60“. Das heisst, die Zahlung wird innerhalb von 60 Tagen ab Eingang der Lieferantenrechnung bei der Kreditorenadresse beglichen. In den an den Lieferanten gesendeten Bestellungen sind die Bedingungen aufgeführt. Sie gelten für alle Rechnungen, die an Cognizant ausgestellt werden. Andere Zahlungsfristen als „Netto 60“ können nur vom globalen Beschaffungsteam ausgehandelt werden.
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Die Lieferanten-Zahlungsbedingungen werden bei Aufnahme eines neuen Lieferanten in die Datenbank der genehmigten Lieferanten vom globalen Beschaffungsteam eingerichtet. Die Zahlungsbedingungen in der Datenbank geben vor, wann die Zahlungen an den Lieferanten zu leisten sind. Im Allgemeinen verfolgt Cognizant eine Zahlungsfrist der Art „Netto 60“. Das heisst, die Zahlung wird innerhalb von 60 Tagen ab Eingang der Lieferantenrechnung bei der Kreditorenadresse beglichen. In den an den Lieferanten gesendeten Bestellungen sind die Bedingungen aufgeführt. Sie gelten für alle Rechnungen, die an Cognizant ausgestellt werden. Andere Zahlungsfristen als „Netto 60“ können nur vom globalen Beschaffungsteam ausgehandelt werden.
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Dieses Portal enthält Informationen für alle Lieferanten, die mit Cognizant über das Ariba-Netzwerk Geschäfte tätigen. Cognizant tauscht über das Ariba-Netzwerk Geschäftsdokumente aus, darunter Bestellungen, Rechnungen, Bestellbestätigungen und Liefermeldungen. Das Netzwerk ist ausserdem ein Portal für Lieferantenkataloge. Weitere Informationen zu diesem Projekt enthält die Mitteilung, die Cognizant Anfang des Jahres veröffentlicht hat. Dort werden auch die Gründe beschrieben, die Cognizant zu diesem Projekt bewogen haben.
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