COGNIZANT CONSULTING
Hjälper företag att engagera personalen och dra nytta av insamlade data i syfte att skapa ett utbud av produkter, tjänster och erfarenheter.
Läs mer
  • Strävar mot ökad tillväxt genom att omforma affärsmodeller, modernisera produkter och förbättra kundupplevelsen.
  • Förnyar och hanterar dina viktigaste affärsprocesser genom nya arbetssätt.
  • Förenklar, moderniserar och ger säkerhet till IT-infrastrukturen och programmen – verksamhetens grundstomme.
COGNIZANT CONSULTING
Hjälper företag att engagera personalen och dra nytta av insamlade data i syfte att skapa ett utbud av produkter, tjänster och erfarenheter.
Läs mer

Contact Us

THANKS FOR YOUR INTEREST IN COGNIZANT.

We'll be in touch soon!

Introduktion och översikt

Den här portalen innehåller information för alla leverantörer som bedriver verksamhet med Cognizant via Ariba-nätverket. Cognizant använder Ariba-nätverket för utbyte av affärsdokument, inklusive inköpsordrar, fakturor, bekräftelser av inköpsordrar, aviseringar före frakt och leverans samt värdleverantörkataloger. Ytterligare information om projektet och Cognizants skäl för att initiera det finns i ett aviseringsbrev som Cognizant skickade ut tidigare under 2014.

pdf

Som del av Cognizants kontinuerliga policy om ständigt bättre och effektivare hantering av och service till både kunder och leverantörer implementerar vi för närvarande nästa fas av vår övergripande elektroniska strategi. Förändringarna kommer att påverka hur vi skickar inköpsordrar och tar emot orderbekräftelser och fakturor på vår avdelning för leverantörsreskontra.

P2P – vanliga frågor för Cognizant-användare

Procure-to-Pay (P2P)-processen kan betraktas som en serie sammankopplade steg där deltagarna spelar olika roller. Tabellen visar deltagarna i varje steg och den färgkodade listan till höger av tabellen definierar varje roll.


P2P-teamet rekommenderar att du lär dig processen och läser vanliga frågor och länkar till viktiga Cognizant-resurser.

pdf

  • Steg 1

    Identifiera behov

    1. Hur tar jag reda på vilka leverantörer jag kan beställa från och om de är tillgängliga? http://cognizant.procurement.ariba.com finns en lista över leverantörer och deras kataloger. Du kan också söka på det du letar efter i CAPPS. Du kommer förmodligen att få information om flera olika leverantörer.

    2. Hur får jag information om Cognizants auktoriserade inköpsmetoder? Inköpsmetoder

    3. Jag har en inköpsrelaterad fråga och vet inte var jag ska börja. Vem kan jag kontakta? Information finns i kundtjänst, men du kan också skicka frågan till: ProcuretoPayHelp@Cognizant.com

    4. Vad är CAPPS och hur får jag tillgång till utbildningsmaterial om hur jag gör en förfrågan? CAPPS är Cognizants P2P-onlineverktyg där behöriga användare kan bläddra i leverantörernas kataloger och annan information och beställa produkter från flera av Cognizants rekommenderade leverantörer. Behöriga användare är Cognizants medarbetare samt projekt- och företagsfunktioner (med tillgång till CAPPS). Mer information finns på http://cognizant.procurement.ariba.com

    5. Var kan jag hitta information om Cognizants P2P- och inköpspolicyer? Skicka e-post till ProcuretoPayHelp@Cognizant.com om du vill ha information om inköpspolicyn.

    6. Vem har rätt att teckna leverantörsavtal och andra avtal, inklusive evenemangshantering, konsultverksamhet, underleverantörer för projekt och catering för evenemang? Enligt Cognizants globala inköps- och finanspolicy har Cognizants juridiska team befogenhet att underteckna huvudserviceavtal. Det juridiska teamet assisterar inköpsteamet med att fastställa vilka avtalsvillkor som är i företagets bästa intresse. SOW-dokument för reklam måste undertecknas av Global Procurement-teamet för strategisk och taktisk upphandling. Respektive användaravdelningar kan också fullfölja dessa reklam- och SOW-avtal med leverantören. Auktoriserade firmatecknare måste dock uppfylla kriterierna och begränsningarna som anges i policyn. Kontakta ProcuretoPayHelp@cognizant.com för information om hur avtal godkänns för undertecknande. Av säkerhetsskäl är inte alla Cognizant-användare auktoriserade att underteckna avtal. I annat fall skulle vissa personer kunna hållas personligen ansvariga för åtagandet i ekonomisk eller annan mening.

    7. Varför kan jag inte bara tillhandahålla produkter och tjänster direkt via samtal e-post? En leverantörsfaktura kan inte behandlas och betalas i tid om det inte finns ett motsvarande ordernummer eller en referens till annan godkänd inköpsmetod såsom Avtal (avtalsnummer). Om du inte använder en godkänd inköpsmetod kan du dessutom äventyra Cognizants anseende och relation med värdefulla leverantörer.

  • Steg 2

    Initiera inköp

    1. Vad gör jag om min rekvisition avvisas? Gå till startsidan för rekvisitioner.

    Klicka på fliken Requisition (rekvisition). Klicka på godkännandehistoriken för rekvisitionen i fråga. Fältet Notes/Comments (anteckningar/kommentarer) anger skälet till varför rekvisitionen har avvisats. Rekvisitionen måste sedan korrigeras och skickas på nytt, eller annulleras och avbrytas.

    2. Vad gör jag om leverantören som jag vill beställa från inte finns i huvuddatabasen över godkända leverantörer? (Eller) vad händer om jag skapar en förfrågan utanför katalogen och leverantören inte finns i huvuddatabasen över godkända leverantörer? Cognizants medarbetare kan skicka in en förfrågan via VendorSetup@cognizant.com och rekommendera en ny leverantör. Onlineformulär för leverantörsansökan finns på www.cognizant.com. Hämta formuläret för leverantörens ursprungsland och skicka det till leverantören för att få den information som krävs. Ifyllda formulär kan skickas till VendorSetup@cognizant.com.

    3. Vad är CAPPS? Var hittar jag utbildningsmaterial om hur jag gör en förfrågan? CAPPS är Cognizants P{1}P-onlineverktyg som Cognizants medarbetare, projektarbetare och olika enheter (med tillgång till CAPPS) kan använda för att söka i leverantörskataloger och annat material samt välja och beställa produkter från många av Cognizants rekommenderade leverantörer. Varje Cognizant-medarbetare ges åtkomst till inköpsrekvisitionsverktyget i CAPPS. Alla förstgångsanvändare (beställare eller godkännare) måste följa processen som beskrivs nedan.

    Klicka på CAPPS-länken: https://cognizant.procurement.ariba.com Klicka på Forgot Password (Jag har glömt lösenordet) Ange ditt anställnings-ID i rutan User Name (användarnamn). Du får ett e-postmeddelande med en länk för återställning av lösenordet samt en säkerhetsfråga. Logga in i CAPPS med hjälp av ditt nya lösenord. Gör på samma sätt för att låsa upp kontot om du glömmer lösenordet.

    Mer information och utbildningsmaterial finns på http://cognizant.procurement.ariba.com.

    4. Vem har rätt att teckna leverantörsavtal och andra avtal, inklusive evenemangshantering, konsultverksamhet, underleverantörer för projekt och catering för evenemang? Enligt Cognizants globala inköps- och finanspolicy har Cognizants juridiska team befogenhet att underteckna huvudserviceavtal. Det juridiska teamet assisterar inköpsteamet med att fastställa vilka avtalsvillkor som är i företagets bästa intresse. SOW-dokument för reklam måste undertecknas av Global Procurement-teamet för strategisk och taktisk upphandling. Respektive användaravdelningar kan också fullfölja dessa reklam- och SOW-avtal med leverantören. Auktoriserade firmatecknare måste dock uppfylla kriterierna och begränsningarna som anges i policyn. Kontakta ProcuretoPayHelp@cognizant.com för information om hur avtal godkänns för undertecknande. Av säkerhetsskäl är inte alla Cognizant-användare auktoriserade att underteckna avtal. I annat fall skulle vissa personer kunna hållas personligen ansvariga för åtagandet i ekonomisk eller annan mening.

    5. Behöver jag uppge beställarens namn, e-post-ID och telefonnummer på en inköpsorder? Kan jag dela sådan information med leverantören? Fullständig kontaktinformation för avdelning eller person tillsammans med ett {1}-siffrigt anställnings-ID, e-post-ID och telefonnummer kan vara till hjälp för leverantören vid eventuella frågor om beställningen.

  • Steg 3

    Utfärda inköpsorder

    1. Kan jag skriva ut en kopia av inköpsordern till en leverantör? Cognizants samtliga godkända inköpsordrar skickas elektroniskt direkt till leverantören. Om en leverantör säger sig inte har tagit emot inköpsordern kontaktar du Global Procurement eller skickar e-post till ProcuretoPayHelp@cognizant.com så att ordern kan skickas igen till leverantören.

    2. Hur hanteras fraktkostnader och skatter på en inköpsorder? I enlighet med förutbestämda leveransavtal med Cognizants leverantörer åligger det leverantören att leverera produkterna. Vid eventuella avtalade frakt- eller leveranskostnader måste leverantören leverera produkterna, förskottsbetala frakten och lägga till fraktavgiften på fakturan som motsvarar inköpsordern. Leverantören kan alltid hänvisa till särskilda kommentarer på inköpsordern för ytterligare avtalade kostnader eller villkor.

    3. Hur annullerar jag min inköpsorder? När en inköpsorder utfärdas till leverantören, oavsett metod (EDI eller e-post), kan enskilda radposter eller hela inköpsordern ändras om produkten inte har skickats. Se dokumentet om annullering av inköpsordrar för ytterligare information.

    Procedur för annullering av inköpsorder

    När en godkänd inköpsorder skickas till leverantören kan det finnas ett legitimt affärsskäl för att annullera eller ändra en eller flera radposter på en godkänd inköpsorder eller hela beställningen. Här anges auktoriserade rutiner för annullering av en inköpsorder och för hur det juridiska ansvaret i förhållande till leverantören avslutas.

    (Se de undantag för EDI-leverantörer som beskrivs.)

    En inköpsorder från Cognizant är ett bindande avtal mellan Cognizant och leverantören. Cognizant har skyldighet att betala kostnaderna för de produkter som anges på inköpsordern såvida inte inköpsordern annulleras och leverantören får en officiell avisering om detta. Innan en inköpsorder eller en del av den annulleras måste beställande avdelning kontakta leverantören för att kontrollera om produkten har skickats till Cognizants leveransadress.

    1. Om produkten inte har skickats måste beställaren informera leverantören om att produkten inte är nödvändig, att den inte ska skickas och att en formell annullering av inköpsordern kommer att utfärdas och skickas till leverantören. Vi rekommenderar att uppgifter från samtalet med leverantören dokumenteras i inköpsorderns kommentarsdel (med information om skälet för annulleringen, samtalets datum och leverantörens kontaktuppgifter) för framtida referens.

    2. Om produkten har skickats är det inte tillåtet att annullera beställningen. Detta gäller både aktiverade och icke aktiverade leverantörer. I så fall måste beslutet hanteras i enlighet med en policy för återsändning av varor (Return Goods Policy, RGP) och en kreditfaktura från leverantören.

    3. Om leverantören tar emot inköpsordrar via EDI kan varor som har skickats inte annulleras. Beslutet måste i alla fall hanteras via en RGP och en kreditfaktura från leverantören.

    Eftersom bokningen och behandlingen sker omedelbart då leverantören använder EDI finns det inget praktiskt sätt att fördröja frakten. Dessutom fraktar många av våra EDI-leverantörer över natten, och den snabba beställningsprocessen och paketeringen av varorna gör det praktiskt taget omöjligt att stoppa frakten för annullering. Alla returer måste ske i enlighet med leverantörens formella returpolicy. Leverantören kan eventuellt vägra att utfärda en kreditfaktura om den beställda produkten är av särskild karaktär eller om den inte lagerförs. Det är inköparens ansvar att skicka en förfrågan till leverantören, ordna med hämtning av och/eller frakt av produkten tillbaka till leverantören och begära en kreditfaktura.

    4. Är det viktigt att använda en ARIBA- eller EDI-aktiverad leverantör? EDI-leverantörsrelationer upprättas av Supplier Enablement-teamet på Global Procurement för att effektivisera affärsprocessen med våra vanligaste leverantörer.

    5. Vad gör jag om en leverantör skickar eller ber om en ändringsorder? En ändringsorder kan utfärdas fram till att godsmottagningen har slutförts. Ändringsordern kan initieras antingen av leverantören eller av en beställare i CAPPS-systemet. Godkända leverantörer kan avvisa inköpsordern och begära att den annulleras eller ändras. Om leverantören saknar sådan behörighet måste inköpsteamet samordna med leverantören och ändra inköpsrekvisitionen i CAPPS-systemet innan godsmottagningen inleds eller avslutas.

    6. Vad händer om inköpsordern inte kommer fram till leverantören? Skicka ett e-postmeddelande till Global Procurement på ProcuretoPayhelp@cognizant.com och be att inköpsordern skickas till leverantören igen.

    7. Varför kan jag inte återanvända eller helt enkelt lägga till nya produkter och tjänster till ett befintligt PO-nummer? Cognizants policy tillåter för närvarande inte utfärdande av ändringsordrar om godsmottagningen har godkänts, avslutats och betalats. Den här policyn gäller också om inköpsordern delvis har fullföljts. Avtalade kvantiteter kan därför inte ändras.

  • Steg 4

    Ta emot leverans eller skapa mottagningshändelse

    Skyldighet att inspektera produkterna

    Beställaren som tar emot och undertecknar mottagandet av produkterna är skyldig att inspektera produkterna vid ankomsten. (Vi rekommenderar att detta görs medan budet är närvarande eftersom det är det rimligaste tillfället att kontrollera om korrekt antal varor har levererats, om de är oskadade och om de stämmer med inköpsordern.)

    Parten som tar emot leveransen måste följa dessa steg:

    1. Inspektera leveransen med avseende på två saker: Söka efter skador. Kontrollera om produkterna överensstämmer med informationen på beställningsdokumentet.

    2. Kontrollera om produkternas antal och beskrivning överensstämmer med informationen på packsedeln.

    3. Jämför de levererade produkterna, packsedeln och inköpsordern om den finns till hands.

    4. Kontrollera om det finns för många eller för få exemplar av en beställd vara.

    5. Om det levererade antalet inte överensstämmer med beställningen ska beställaren anteckna diskrepansen på leveranskvittot innan produkterna tas emot och undertecknas.

    6. Behåll en kopia av dokumentationen (leveranskvitto eller fakturakopia) för registrering.

    7. Gör ett anspråk om du hittar skador skador eller andra brister på överensstämmelse under inspektionen.

    8. Logga in i CAPPS och uppdatera informationen om de mottagna varorna i GRN-systemet. (https://cognizant.procurement.ariba.com)

    1. Vad gör jag om leveransen inte överensstämmer med beställningen? Se godmottagningspolicyn för information.

    2. Vad gör jag om jag inte kan ta emot varorna? Ring eller skicka ett e-postmeddelande till Global Procurement på ProcuretoPayHelp@cognizant.com och bifoga all relevant information så att problemen med godsmottagningen kan lösas.

    3. Vad händer när jag skapar en mottagningshändelse i CAPPS-systemet? Genom att skapa en mottagningshändelse i CAPPS-systemet automatiserar du fakturagodkännandeprocessen och gör så att fakturan blir aktuell för betalning.

    4. Vem kan ta emot varor och tjänster i CAPPS-systemet? Requisitioner (beställaren) eller Preparer (förberedande person) kan ta emot varor och tjänster i CAPPS-systemet.

    5. Vem bör jag meddela när jag tar emot beställningen? Det är en fråga för varje enskild avdelning. Packsedlar ska undertecknas och dateras som bekräftelse på att leveransen är oskadad och skickas vidare till lämplig mottagare på avdelningen för leverantörsreskontra för betalning.

    6. Jag har tagit emot en för stor beställning. Varför kan jag (beställaren/mottagaren) inte längre se rekvisitionens radobjekt för mottagning i ARIBA? När mottagningen av objektet är avslutad kan det inte längre tas emot av beställaren. Den överskridna beställningen ska returneras till leverantören enligt policyn för återsändning av varor (GRP).

  • Steg 5

    Fakturabehandling

    Cognizants avdelning för leverantörsreskontra ansvarar för att inom den fastställda handläggningstiden behandla leverantörsfakturor som överensstämmer med godkända inköpsordrar. Efter leverans av produkter eller tjänster i enlighet med den officiella inköpsordern ska leverantören utan dröjsmål skicka alla motsvarande fakturor direkt till avdelningen för leverantörsreskontra (inom 7 arbetsdagar efter leverans av varor eller tjänster) enligt informationen på inköpsordern. Leverantörsfakturan måste ange samma leverantörsinformation som finns på inköpsordern, ett unikt fakturanummer, fakturadatum och Cognizants inköpsordernummer så att avdelningen för leverantörsreskontra kan behandla betalningen.

    Se riktlinjerna för insändning av leverantörsfakturor för mer information. (ange länk till riktlinjerna för insändning av fakturor)

    1. Hur och var redovisar jag fraktkostnader på en inköpsorder? Enligt Cognizants inköpsordervillkor ska leverantören förskottsbetala frakten och ta upp den på fakturan. Beställaren får inte debitera frakt som separat radpost när inköpsordern skapas. Avdelningen för leverantörsreskontra (AP) anger frakten som en extra radpost på fakturan. Det här objektet finns inte på inköpsordern och innebär inte att leveransen eller andra aktiviteter får avbrytas.

    2. Hur sätter jag en faktura på Reject/Hold (avvisa/vänta)? Varje faktura som avvisas kommer att placeras i respektive undantagskö för nödvändig åtgärd. Intressenter som har tillgång till sådana fakturaundantagsköer bör tillhandahålla nödvändig information om fakturan och skicka den vidare till nästa nivå för behandling.

    3. Vad gör jag om det kommer en faktura till min leveransadress eller till en motsvarande avdelningsadress? Vidarebefordra omedelbart fakturan till ansvarigt leverantörsreskontrakontor. Meddela leverantören att det finns information om avdelningen för leverantörsreskontra (Accounts Payable) och adressen som alla fakturor ska skickas tll på inköpsordern. Om leverantören fortsätter skicka fakturor direkt till dig kontaktar du Global Procurement-teamet på ProcuretoPayHelp@cognizant.com och informerar dem om problemet. Leverantörsfakturor måste skickas direkt till AP-kontorets adress

    Cognizant Technology Solutions India Pvt. Ltd.
    Invoice Receiving Station (Accounts Payable Department)
    165/110 Menon Eternity, St. Mary’s Road
    Alwarpet
    Chennai - 600018
    India
    Attn.: 6-siffrigt Cognizant-ID-nummer för den medarbetare på Cognizant som gjorde beställningen.

  • Steg 6

    Fakturabehandling

    1. Hur kan leverantörer få åtkomst till CAPPS och följa upp sina fakturor? Leverantörer kan kontakta ProcuretoPayhelp@cognizant.com för att få tillgång till CAPPS-betalningssystemet. Cognizant tillhandahåller användar-ID och lösenord för inloggning i CAPPS så att leverantörerna kan se status för sina fakturor i systemet.

GUIDE FÖR VAL AV LEVERANTÖRER OCH NYTT REGISTRERINGSFORMULÄR

Välj formulär per region

Supplier Information Portal | Cognizant Sverige