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Introduction et présentation

Ce portail fournit des informations pour tous les fournisseurs qui font affaire avec Cognizant via Ariba Network. Cognizant utilise Ariba Network pour échanger des documents professionnels, notamment des bons de commande, des factures, des confirmations de bons de commande et des avis de préexpédition, ainsi que pour recevoir et héberger les catalogues des fournisseurs. Des informations supplémentaires relatives à ce projet et les raisons pour lesquelles Cognizant a décidé de commencer ce travail sont décrites dans la lettre de notification de Cognizant publiée plus tôt en 2014.

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Dans le cadre de la politique continue d'amélioration de l'efficacité et des services aux clients et aux fournisseurs, nous mettons actuellement en œuvre l'étape suivante de notre stratégie électronique d'ensemble. Ces changements affecteront la manière dont nous envoyons les bons de commande et recevons les confirmations de commande et factures sur notre groupe Comptes fournisseurs.

Questions fréquentes des utilisateurs de P2P Cognizant

Le processus P2P peut être considéré comme une série d'étapes associées dans laquelle les différents participants jouent un rôle. Le schéma affiche les participants à chaque étape et le code couleur à droite définit chaque rôle.


L'équipe P2P vous invite à explorer le processus, les questions fréquentes et les liens vers les ressources Cognizant importantes de manière plus approfondie.

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  • Étape 1

    Identifier le besoin

    1. Comment savoir quels sont les fournisseurs auprès desquels je peux passer commande ou qui sont disponibles ? Rendez-vous sur http://cognizant.procurement.ariba.com pour obtenir la liste des fournisseurs et les catalogues associés ou achetez l'article directement dans CAPPS. Les informations de plusieurs fournisseurs s'afficheront.

    2. Comment découvrir les méthodes d'achat autorisées de Cognizant ? Méthodes d'achat

    3. J'ai une question concernant les achats et je ne sais pas par où commencer. Qui puis-je contacter ? Consultez les options de support et de service client pour bénéficier de conseils ou envoyez votre question à : ProcuretoPayHelp@Cognizant.com

    4. Qu'est-ce que CAPPS et comment obtenir l'accès au matériel de formation concernant la création de demandes ? CAPPS est l'outil P2P en ligne de Cognizant dont les utilisateurs autorisés peuvent se servir pour parcourir les catalogues des fournisseurs, les éléments hors catalogue et pour sélectionner et commander des produits auprès de nombreux fournisseurs favoris de Cognizant. Les utilisateurs autorisés sont les collaborateurs de Cognizant et les personnes occupant des postes liés aux projets et à l'entreprise (bénéficiant d'un accès à CAPPS). Rendez-vous sur http://cognizant.procurement.ariba.com pour des informations supplémentaires, notamment du matériel de formation.

    5. Où puis-je trouver des informations sur les politiques P2P ou d'approvisionnement de Cognizant ? Envoyez un e-mail à l'adresse ProcuretoPayHelp@Cognizant.com pour en savoir plus sur la politique d'approvisionnement.

    6.Qui est autorisé à signer des contrats ou accords fournisseurs, y compris pour la gestion d'événements, le conseil, la sous-traitance de projets et la restauration lors d'événements ? Conformément aux politiques mondiales d'approvisionnement et de finances de Cognizant, l'équipe de conseil juridique de Cognizant a autorité pour signer l'accord-cadre de services. L'équipe juridique assiste l'équipe d'approvisionnement pour définir des conditions du contrat dans le meilleur intérêt de l'organisation. Les cahiers des charges publicitaires doivent être signés par l'équipe d'approvisionnement pour l'approvisionnement stratégique et tactique. Les services des utilisateurs respectifs peuvent également exécuter ces publicités et les contrats de cahiers des charges avec le fournisseur. Toutefois, les signataires autorisés doivent se conformer aux désignations et limites spécifiées dans la politique. Contactez ProcuretoPayHelp@cognizant.com pour comprendre la matrice d'approbation pour la signature des contrats. Afin de protéger l'entreprise, les utilisateurs de Cognizant ne sont pas tous autorisés à signer des contrats. Autrement, la responsabilité personnelle monétaire ou autre pourrait être engagée.

    7. Pourquoi ne puis-je pas simplement passer un coup de fil ou envoyer un e-mail pour passer une commande et fournir des produits et services ? La facture d'un fournisseur ne peut être traitée et payée de manière opportune sans un numéro de bon de commande correspondant ou une autre méthode d'achat approuvée comme les contrats (numéro de contrat). En outre, en n'utilisant pas une méthode d'achat approuvée, vous créez un risque pour la réputation de Cognizant et sa relation avec ses précieux fournisseurs.

  • Étape 2

    Initier un achat

    1. Que faire si ma demande est rejetée ? Depuis la page d'accueil des demandes :

    Cliquez sur l'onglet Requisition (Demande). Cliquez sur Approval History (Historique d'approbation) pour cette demande spécifique. Le champ Notes/Comments (Notes/commentaires) indique la raison du rejet de la demande. La demande doit alors être corrigée et renvoyée, ou bien annulée et retirée.

    2. Que faire si le fournisseur auprès duquel je souhaite passer commande ne figure pas dans la base de données de référence approuvée de fournisseurs ? Ou que se passe-t-il lorsque je crée une demande hors catalogue et que le fournisseur ne figure pas dans la base de données de référence approuvée de fournisseurs ? Les collaborateurs Cognizant peuvent envoyer une demande à l'adresse VendorSetup@cognizant.com pour recommander un nouveau fournisseur. Les formulaires de candidature de fournisseurs sont disponibles sur le site www.cognizant.com Téléchargez le formulaire du pays d'origine du fournisseur et partagez-le avec le fournisseur afin de rassembler les informations requises. Les formulaires complétés doivent être envoyés à l'adresse VendorSetup@cognizant.com.

    3. Qu'est-ce que CAPPS ? Comment obtenir le matériel de formation pour créer une demande ? CAPPS est l'outil en ligne P2P de Cognizant qui permet aux collaborateurs de Cognizant et aux personnes occupant des postes liés aux projets et à l'entreprise (bénéficiant d'un accès à CAPPS) de parcourir les catalogues des fournisseurs, les éléments hors catalogue et pour sélectionner et commander des produits auprès de nombreux fournisseurs favoris de Cognizant. Chaque collaborateur Cognizant reçoit un accès à l'outil de demande d'achat CAPPS. Lors de leur première visite, tous les utilisateurs (demandeurs d'achat ou approbateurs) doivent appliquer la procédure suivante.

    Cliquez sur le lien CAPPS : http://cognizant.procurement.ariba.com Cliquez sur Forgot Password (Mot de passe oublié). Saisissez votre ID d'employé dans le champ User Name (Nom d'utilisateur). Vous recevrez un e-mail avec un lien vous permettant de réinitialiser vos mot de passe et question de sécurité. Connectez-vous à CAPPS en utilisant votre nouveau mot de passe. Suivez la même procédure pour déverrouiller votre compte si vous oubliez votre mot de passe.

    Rendez-vous sur http://cognizant.procurement.ariba.com pour des informations supplémentaires, notamment du matériel de formation.

    4. Qui est autorisé à signer des contrats ou accords fournisseurs, y compris pour la gestion d'événements, le conseil, la sous-traitance de projets ou la restauration lors d'événements ? Conformément aux politiques mondiales d'approvisionnement et de finances de Cognizant, l'équipe de conseil juridique de Cognizant a autorité pour signer l'accord-cadre de services. L'équipe juridique assiste l'équipe d'approvisionnement pour définir des conditions du contrat dans le meilleur intérêt de l'organisation. Les cahiers des charges publicitaires doivent être signés par l'équipe d'approvisionnement pour l'approvisionnement stratégique et tactique. Les services des utilisateurs respectifs peuvent également exécuter ces publicités et les contrats de cahiers des charges avec le fournisseur. Toutefois, les signataires autorisés doivent se conformer aux désignations et limites spécifiées dans la politique. Contactez ProcuretoPayHelp@cognizant.com pour comprendre la matrice d'approbation pour la signature des contrats. Afin de protéger l'entreprise, les utilisateurs de Cognizant ne sont pas tous autorisés à signer des contrats. Autrement, la responsabilité personnelle (monétaire ou autre) pourrait être engagée.

    5. Doit-on indiquer le nom, l'ID d'e-mail et le numéro de téléphone du demandeur sur le bon de commande ? Est-il possible de partager ces informations avec le fournisseur ? Compléter les coordonnées du service ou de la personne, ainsi que l'ID d'employé à 6 chiffres, l'ID d'e-mail et le numéro de téléphone peut se révéler utile en cas de questions du fournisseur concernant votre commande.

  • Étape 3

    Émettre un bon de commande

    1. Puis-je imprimer une copie d'un bon de commande pour un fournisseur ? Tous les bons de commande approuvés par Cognizant sont directement envoyés par voie électronique au fournisseur. Si un fournisseur indique ne pas avoir reçu le bon de commande, contactez l'équipe d'approvisionnement mondial ou envoyez un e-mail à ProcuretoPayHelp@cognizant.com pour renvoyer le bon de commande au fournisseur.

    2. Comment les coûts de fret et les taxes sont-ils imputés sur un bon de commande ? En fonction des conditions d'expédition prédéfinies avec les fournisseurs de Cognizant, le fournisseur doit expédier les produits. En cas de coûts de fret ou de frais de livraison convenus, le fournisseur doit expédier les produits, prépayer le fret et ajouter les coûts de fret à la facture du bon de commande d'achat. Le fournisseur doit toujours se rapporter aux commentaires signalés dans le bon de commande pour tous frais ou conditions convenus.

    3. Comment annuler mon bon de commande ? Après l'émission d'un bon de commande au fournisseur, quelle que soit la méthode de transmission (EDI ou e-mail), la commande peut être modifiée pour annuler une ligne ou l'intégralité du bon de commande si le produit n'a pas été expédié.
    Consultez le document de procédure d'annulation des bons de commande pour de plus amples informations.

    Procédure d'annulation des bons de commande

    Après la transmission d'un bon de commande approuvé au fournisseur, une raison professionnelle légitime peut exiger l'annulation ou la modification d'une ou plusieurs lignes d'un bon de commande approuvé ou de l'intégralité de la commande. Les procédures autorisées d'annulation de bons de commande et de résiliation de l'obligation juridique vis-à-vis des fournisseurs sont présentées ci-après.

    (Consultez la liste d'exceptions pour les fournisseurs EDI.)

    Un bon de commande Cognizant est un contrat contraignant entre Cognizant et un fournisseur. Cognizant est responsable du coût du ou des produits figurant sur le bon de commande jusqu'à l'annulation du bon de commande et l'envoi d'une notification officielle au fournisseur. Avant d'annuler un bon de commande ou une partie de celui-ci, le service des commandes doit contacter le fournisseur afin de déterminer si le produit a été expédié à l'adresse de livraison de Cognizant par ce dernier.

    1. Si le produit n'a pas été expédié, l'acheteur doit informer le fournisseur qu'il ne souhaite plus recevoir le produit, que ce dernier ne doit pas être expédié et qu'une annulation officielle du bon de commande sera émise et transmise au fournisseur. Pour référence ultérieure, il est conseillé de documenter les informations de l'appel dans la section Notes (Remarques) du bon de commande, en indiquant des détails tels que le motif de l'annulation, la date de l'appel et le nom du contact chez le fournisseur.

    2. Si le produit a été expédié, l'annulation est rejetée pour les fournisseurs activés et non activés. Dans ce cas, la résolution doit passer par la politique de retour des biens et une note de crédit au fournisseur.

    3. Si le fournisseur reçoit les bons de commande via un système EDI, l'annulation n'est pas autorisée pour les biens expédiés. Dans tous les cas, la résolution doit passer par la politique de retour des biens et une note de crédit au fournisseur.

    La saisie et le traitement des commandes étant immédiats côté fournisseurs lors de l'utilisation d'EDI, il n'existe aucun moyen viable d'empêcher la mise en file d'attente d'une expédition. En outre, nombre de nos fournisseurs EDI effectuent leurs expéditions de nuit et la vitesse d'exécution et de préparation de la commande pour l'expédition rend pratiquement impossible l'interception pour l'annulation. Tous les retours sont soumis à la politique de retour formelle des fournisseurs. Le fournisseur peut refuser d'émettre une note de crédit si le produit commandé est une commande spéciale ou un produit hors stock. Il incombe à l'acheteur de demander au fournisseur d'organiser la collecte ou le renvoi du produit et de suivre la création de la note de crédit.

    4. Est-il important d'utiliser un fournisseur ARIBA/EDI ? Les relations avec les fournisseurs EDI sont établies par l'équipe d'activation des fournisseurs dans le cadre de l'approvisionnement mondial afin de rationaliser le processus métier avec nos fournisseurs réalisant un volume élevé de transactions.

    5. Que faire lorsqu'un fournisseur m'envoie ou me demande une modification de commande ? Une modification de commande reste possible tant que la réception des biens n'est pas terminée. Elle peut être initiée par le fournisseur ou le demandeur dans le système CAPPS. Les fournisseurs activés peuvent rejeter le bon de commande en raison de l'annulation ou de la modification du bon de commande. Pour les fournisseurs non activés, l'équipe d'achat doit s'accorder avec le fournisseur et effectuer les modifications de la demande d'achat dans le système CAPPS avant le début ou la fin de la réception des biens.

    6. Que se passe-t-il si mon fournisseur n'a pas reçu le bon de commande ? Envoyez un e-mail à l'équipe d'approvisionnement mondial à l'adresse ProcuretoPayhelp@cognizant.com et demandez que le bon de commande soit renvoyé au fournisseur.

    7. Pourquoi ne puis-je pas réutiliser ou simplement ajouter de nouveaux produits ou services à un numéro de bon de commande existant ? En règle générale, Cognizant n'émet pas de modifications de commande dans les cas où la réception de biens est acceptée, consommée et payée. Cette politique s'applique également dans les cas où le bon de commande est partiellement consommé. Par conséquent, les modifications ne peuvent être apportées aux quantités.

  • Étape 4

    Prendre la livraison ou créer la réception

    Devoir d'inspection des produits

    Le demandeur qui reçoit et signe pour les produits a le devoir d'inspecter les produits lors de leur réception. Il est vivement conseillé d'effectuer cette action en présence du livreur, car il s'agit du moment le plus approprié pour déterminer si le nombre correct d'articles conformes est arrivé sans dommage et si les articles correspondent au bon de commande.

    La partie recevant l'expédition doit respecter la procédure suivante.

    1. Inspectez la livraison et vérifiez : L'absence de dommages. La correspondance entre les produits et les informations mentionnées sur le document de commande.

    2. Vérifiez les produits par rapport au bordereau de livraison pour confirmer que la description des produits et le nombre de produits expédiés correspondent.

    3. Comparez les produits livrés, le bordereau de livraison et le bon de commande s'il est disponible.

    4. Vérifiez les produits manquants ou en surplus.

    5. S'il y a des produits manquants ou en surplus, le demandeur note les écarts sur le récépissé de livraison avant d'accepter les produits et de signer.

    6. Assurez-vous de conserver une copie des documents (bon de livraison ou copie de la facture) pour vos dossiers.

    7. Ouvrez une réclamation en cas de biens endommagés ou non conformes identifiés lors de l'inspection.

    8. Mettez à jour les informations des biens acceptés dans le système de bordereau des biens reçus en vous connectant à CAPPS. (https://cognizant.procurement.ariba.com)

    1. Que faire lorsque la livraison ne correspond pas à ma commande ? Consultez la politique de réception des biens pour de plus amples informations.

    2. Que faire si je rencontre un problème de réception ? Contactez l'équipe d'approvisionnement mondial ou envoyez un e-mail à l'adresse ProcuretoPayHelp@cognizant.com en mentionnant toutes les informations à l'appui pour résoudre vos problèmes de réception.

    3. Quelles sont les répercussions de la création d'une réception dans le système CAPPS ? La création d'une réception dans le système CAPPS automatise le processus d'approbation des factures et permet la sélection des factures pour le paiement.

    4. Qui peut recevoir des biens ou des services dans le système CAPPS ? Le demandeur ou le préparateur peut se charger de la réception de biens ou de services dans le système CAPPS.

    5. Qui dois-je avertir lorsque je reçois la commande ? Il s'agit d'une décision de service. Les bordereaux de livraison doivent être signés et datés pour confirmer une livraison conforme et envoyés à la personne désignée appropriée ou à l'équipe Comptes fournisseurs pour une prise en compte pour le paiement.

    6. J'ai une livraison pour laquelle la commande est dépassée. Pourquoi l'article de la demande n'est-il plus visible pour moi (le demandeur/destinataire) en tant que réception dans ARIBA ? Une fois l'article intégralement reçu, il n'est plus éligible pour être reçu sous la responsabilité du demandeur. La livraison pour laquelle la commande est dépassée doit être retournée au fournisseur conformément à la politique de retour des biens.

  • Étape 5

    Traiter la facture

    Le service Comptes fournisseurs de Cognizant est responsable du traitement opportun des factures fournisseurs émises par rapport à des bons de commande approuvés. Lors de l'expédition des produits ou de l'exécution des services, comme demandé sur le bon de commande officiel, le fournisseur doit envoyer toutes les factures correspondantes de manière opportune et directement au service Comptes fournisseurs (dans un délai de 7 jours à compter de la date d'expédition ou de l'achèvement des services), conformément aux instructions du bon de commande. La facture du fournisseur doit rappeler les informations fournisseur contenues dans le bon de commande, indiquer un numéro de facture unique, la date de la facture et le numéro de bon de commande Cognizant approprié afin que le service Comptes fournisseurs soit en mesure de la traiter.

    Consultez les directives relatives à l'envoi des factures fournisseurs pour de plus amples informations (fournir un lien d'accès aux directives relatives à l'envoi des factures).

    1. Comment et où justifier des coûts de fret sur un bon de commande ? Les conditions des bons de commande de Cognizant indiquent que les coûts de fret doivent être prépayés par le fournisseur et ajoutés à la facture. Le demandeur ne doit pas inclure le fret sous forme de ligne séparée lors de la création d'un bon de commande. Le service Comptes fournisseurs entre les coûts de fret sous forme de ligne supplémentaire sur la facture. Cet article n'est pas rapproché avec le bon de commande et ne crée pas de blocage.

    2. Comment débloquer une facture ? Chaque facture rejetée sera placée dans une file d'attente d'exception correspondante pour effectuer les actions requises. Les intervenants ayant accès à cette file d'attente d'exception des factures doivent fournir les informations requises pour la facture et passer au niveau suivant pour le traitement.

    3. Que faire si je reçois une facture à mon adresse d'expédition ou à l'adresse d'un service correspondant ? Transférez immédiatement la facture au bureau Comptes fournisseurs. Informez le fournisseur que notre bon de commande indique le bureau Comptes fournisseurs et l'adresse à laquelle toutes les factures doivent être envoyées. Si le fournisseur continue à vous envoyer des factures directement, contactez l'équipe d'approvisionnement mondial à l'adresse ProcuretoPayHelp@cognizant.com et signalez le problème. Les factures fournisseurs doivent être envoyées directement à l'adresse du service Comptes fournisseurs

    Cognizant Technology Solutions India Pvt Ltd
    Invoice Receiving Station (Accounts Payable Department)
    165/110 Menon Eternity, St. Mary’s Road
    Alwarpet
    Chennai 600018,
    INDIA
    Attn.: ID Cognizant à 6 chiffres de l'employé Cognizant qui a passé la commande

  • Étape 6

    Traiter la facture

    1. Comment un fournisseur peut-il accéder à CAPPS pour suivre ses factures ? Le fournisseur peut écrire à l'adresse ProcuretoPayhelp@cognizant.com pour obtenir un accès au système de paiement CAPPS. Cognizant a fourni un ID utilisateur et un mot de passe aux fournisseurs afin qu'ils puissent se connecter à CAPPS et voir le statut de leurs factures dans le système.

GUIDE DE SÉLECTION DES FOURNISSEURS ET NOUVEAU FORMULAIRE D'ENREGISTREMENT

Sélection du formulaire en fonction de la zone géographique

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