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España

FABRICACIÓN

Un conglomerado dedicado a los materiales reestructura de manera digital sus flujos de trabajo de contabilidad


El desafío

Un importante conglomerado europeo dedicado a los materiales de construcción para minoristas que ha crecido sustancialmente a través de adquisiciones tenía procesos desvinculados para las cuentas por pagar (AP) en toda la organización. Sus procesos existentes eran manuales y llevaban mucho tiempo, con limitaciones del sistema que resultaban en una acumulación cada vez mayor de procesos y consultas abiertos. Además del creciente número de consultas de los proveedores que aún no habían recibido los pagos, los retrasos en la función de AP también hicieron que la empresa realizara pagos duplicados para atender sus quejas. Al mismo tiempo, la empresa carecía de visibilidad de los flujos de trabajo de las órdenes de compra (PO), por lo que la gestión del inventario era inexacta. La empresa recurrió a Cognizant para volver a examinar los flujos de trabajo de AP y PO, y digitalizar estas funciones.


Nuestro enfoque

Como primer paso para digitalizar los procesos de la empresa, utilizamos tecnología de reconocimiento óptico de caracteres para escanear y procesar los detalles de las facturas. A continuación, automatizamos el correo integrando una bandeja de entrada de correo electrónico y un programador automático. Una herramienta de conciliación de cuentas automatizó las funciones previamente realizadas manualmente en Excel. Utilizamos una herramienta de administración de consultas entrantes para recopilar todas las llamadas de proveedores. Asigna un número de referencia a cada caso y registra el historial de llamadas para consultas sencillas. Los operadores ahora usan una biblioteca de comentarios estandarizados para revisar fácilmente el estado de conciliación. Los proveedores introducen datos sin conexión y un algoritmo identifica facturas duplicadas. Implementamos una herramienta de flujo de trabajo de recuento de existencias para asignar automáticamente certificados específicos de materiales para ayudar a la empresa a realizar un seguimiento del inventario, al tiempo que una herramienta de gestión del flujo de trabajo de ProMet ayuda a realizar el seguimiento del volumen interno y la productividad en tiempo real.

Eliminar errores costosos y reducir procesos manuales

Nuestra solución digital para finanzas y contabilidad ha ayudado a la empresa a mejorar la velocidad de procesamiento y la agilidad operativa en las funciones de seguimiento del inventario y AP. Aumentó la tasa de resolución de consultas de AP hasta un 99 % y redujo las suspensiones de órdenes y las cuentas pendientes en un 50 %. La solución también redujo el número de facturas duplicadas en el sistema en un 30 %. Al aumentar la tasa de coincidencia automática de PO del 67 % al 81 %, nuestra solución redujo las horas laborales en un 50 % y mejoró la productividad en un 300 %. Al mismo tiempo, el tiempo promedio de gestión de cada consulta entrante se redujo en un 200 %, es decir, de 15 minutos a cinco.

VER LA HISTORIA COMPLETA »

300 %

de mejora en la productividad de conciliación de PO

60 %

menos del coste total de la propiedad de la función de AP previsto para los próximos cinco años

Reducción de 5 días a 1

en el tiempo del ciclo de procesamiento de facturas

Desde 3.87 USD hasta 0.45 USD

de reducción en el coste del procesamiento de cada factura


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