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España

Transporte y logística

La digitalización ahorra a una compañía de alquiler de maquinaria pesada 75 millones de USD


El desafío

Una empresa de alquiler de equipos pesados de rápido crecimiento se esforzaba por hacer frente al estancamiento de la tramitación de las cuentas por pagar (AP). Además de la falta de descuentos a los proveedores y un creciente problema de saldo deudor, la empresa había acumulado facturas atrasadas de hasta 120 días. Se requería el equivalente a 100 empleados a tiempo completo para hacer frente a estos trabajos pendientes, pero ni siquiera esa inversión resolvería los problemas de fondo de los enormes volúmenes de documentos entrantes: la falta de digitalización y la facturación descentralizada. La empresa se puso en contacto con Cognizant para que le ayudara a optimizar sus procesos de AP.


Nuestro enfoque

Respondimos con una rápida operación de "mejorar y cambiar" y luego transformamos las operaciones de AP del cliente con una solución de proceso de negocio como servicio (BPaaS) centrada en nuestra plataforma Catalyst AP. Mientras nuestros equipos lanzaban la plataforma Catalyst AP y la solución BPaaS, nosotros nos ocupábamos de los atrasos en las facturas en papel del cliente procesando las facturas directamente en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) del cliente. Una vez implementada la solución, asumimos el control de la gestión de los procesos de AP del cliente, desde la ingesta hasta la resolución de problemas y la asistencia. 

Catalyst contabiliza los débitos después de validar los datos y procesar las transacciones de acuerdo con la estructura del libro contable general del cliente, los códigos y los flujos de aprobación. La plataforma agiliza aún más el flujo de trabajo de AP del cliente al completar automáticamente las facturas pequeñas en dólares, eliminando los pasos intermedios. Pasa estas facturas por las comprobaciones y balances habituales para asegurar que se cumplen los criterios de aprobación requeridos y, después, las completa sin intervención manual o aprobaciones basadas en el código del proveedor del libro contable general del cliente. 

En el caso de los proveedores que todavía preparan las facturas manualmente, implementamos la facturación centralizada. También pusimos en marcha un proceso formal para trabajar directamente con los proveedores del cliente para resolver los créditos pendientes.

Optimización del proceso de AP global y ampliación para respaldar el crecimiento

La eficiencia creada a través del proceso nos ha permitido incorporar las nuevas adquisiciones de la empresa y sus volúmenes de facturas en Catalyst con solo un aviso de una semana. La solución de BPaaS de Cognizant ha absorbido sin problemas el crecimiento del volumen de facturas y las conexiones con una variedad de sistemas de ERP, aunque nuestro cliente duplicara su tamaño. El cliente tiene ahora una clara visibilidad del gasto de los proveedores en múltiples sistemas de ERP, lo que mejora los controles y el cumplimiento. Pasamos a los proveedores de gran volumen que no presentaban facturas electrónicamente a la facturación electrónica, identificándolos e indicándoles los beneficios de utilizar las opciones de envío electrónico de Catalyst. También ayudamos a reducir el costo de AP de la empresa por transacción en un 36%, incluso a medida que sus volúmenes de AP han crecido un 80%, en la última década. Nuestros estrictos procedimientos de identificación y seguimiento de facturas duplicadas han ayudado al cliente a ahorrar, de media, más de 75 millones de USD al año. El cliente ahora puede aplicar más descuentos a los proveedores, calcular devengos con precisión y cerrar libros más rápido. 

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Un Ahorro de 75 millones de USD

al año como media al evitar reclamaciones y duplicados

58% de reducción

del saldo deudor

Ahorro de 5.8 millones de USD

durante más de 11 años a través de conversiones electrónicas

Se acabó con un retraso de 120 días

de tareas pendientes de AP


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