Informationsportal für Lieferanten

Bedarf ermitteln

1. Wie kann ich herausfinden, von welchen Lieferanten ich bestellen kann und welche Lieferanten verfügbar sind? Auf der Seite http://cognizant.procurement.ariba.com finden Sie eine Liste der für den in CAPPS ausgewählten Artikel verfügbaren Lieferanten, Kataloge oder Shops. Zu verschiedenen Lieferanten werden Detailinformationen angezeigt.

2. Wo finde ich Informationen zu den von Cognizant zugelassenen Einkaufsverfahren? Einkaufsverfahren

3. Ich habe eine einkaufsbezogene Frage und weiss nicht, wo ich anfangen soll. An wen kann ich mich wenden? Wenden Sie sich an den Kundensupport bzw. -service, oder senden Sie Ihre Frage an: ProcuretoPayHelp@Cognizant.com

4. Was ist CAPPS und wie erlange ich Zugriff auf Anleitungen zur Übermittlung von Bestellanforderungen? CAPPS ist das P2P-Online-Tool von Cognizant, über das berechtigte Benutzer in Lieferantenkatalogen oder nicht katalogisierten Inhalten blättern und Produkte von vielen Vorzugslieferanten von Cognizant auswählen und bestellen können. Berechtigte Benutzer sind alle Mitarbeiter, Projekte und Unternehmensfunktionen (mit Zugriff auf CAPPS). Weitere Informationen (und Schulungsunterlagen) finden Sie unter http://cognizant.procurement.ariba.com .

5. Wo finde ich Informationen zu den P2P- oder Beschaffungsrichtlinien von Cognizant? Bitte senden Sie eine E-Mail an ProcuretoPayHelp@Cognizant.com , um Informationen zur Beschaffungsrichtlinie zu erhalten.

6. Wer ist berechtigt, Lieferantenverträge oder -vereinbarungen zu unterzeichnen, auch Vereinbarungen die Event Management, Beratung, Unteraufträge für Projekte und Catering für Veranstaltungen betreffen? Gemäss den globalen Beschaffungs- und Finanzrichtlinien von Cognizant ist das Rechtsberatungsteam von Cognizant berechtigt, den Hauptrahmenvertrag für Dienstleistungen zu unterzeichnen. Das Rechtsteam unterstützt das Beschaffungsteam bei der Festlegung der für die Unternehmensinteressen am besten geeigneten Vertragsbedingungen. Die Leistungsbeschreibungen für Werbung müssen vom globalen Beschaffungsteam für strategische und taktische Beschaffungsprozesse unterzeichnet werden. Die jeweiligen Benutzerabteilungen können diese Werbe- und Leistungsaufträge ebenfalls mit dem Lieferanten ausführen. Die Zeichnungsberechtigten müssen jedoch die in den Richtlinien festgelegte Zweckbindung einhalten. Wenden Sie sich an ProcuretoPayHelp@cognizant.com , um Informationen zur Matrix der Genehmigungsinstanzen für die Unterzeichnung der Verträge zu erhalten. Zum Schutz des Unternehmen sind nicht alle Benutzer berechtigt, Verträge zu unterzeichnen, da sie ansonsten persönlich für Verpflichtungen finanzieller oder anderer Natur haftbar gemacht werden können.

7. Warum kann ich Bestellungen für Produkte und Leistungen nicht einfach per Telefon oder E-Mail aufgeben? Eine Lieferantenrechnung kann ohne entsprechende Bestellnummer oder ein anderes genehmigtes Einkaufsverfahren (z.B. Kaufvertragsnummer) nicht fristgerecht verarbeitet und bezahlt werden. Darüber hinaus könnten der gute Ruf und die guten Beziehungen von Cognizant zu den wertgeschätzten Lieferanten darunter leiden, wenn Sie sich nicht an das genehmigte Einkaufsverfahren halten.

Einkauf beginnen

1. Wie gehe ich vor, wenn meine Bestellanforderung abgelehnt wurde? Gehen Sie auf der Startseite für Bestellanforderungen wie folgt vor:

Klicken Sie auf die Registerkarte „Bestellanforderung“. Klicken Sie für die spezifische Bestellanforderung auf „Genehmigungshistorie“. Das Feld „Hinweise/Kommentare“ gibt den Grund für die Ablehnung der Bestellanforderung an. Die Anforderung muss dann korrigiert und neu gesendet oder abgebrochen und zurückgezogen werden.

2. Wie gehe ich vor, wenn der Lieferant, bei dem ich eine Bestellung aufgeben möchte, in der Stammdatenbank der genehmigten Lieferanten nicht aufgeführt ist? (Oder:) Was passiert, wenn ich eine Anforderung zu einem nicht katalogisierten Artikel stelle und der Lieferant in der Stammdatenbank der genehmigten Lieferanten nicht aufgeführt ist? Cognizant-Mitarbeiter können mit einer Anforderung an VendorSetup@cognizant.com einen neuen Lieferanten empfehlen. Onlineformulare für Lieferantenbewerbungen finden Sie unter www.cognizant.com . Laden Sie das länderspezifische Formular herunter, und geben Sie es für den Lieferanten frei, um die benötigten Informationen vom Lieferanten eintragen zu lassen. Die ausgefüllten Formulare können an VendorSetup@cognizant.com weitergeleitet werden.

3. Was ist CAPPS? Wie erhalte ich Anleitungen zur Übermittlung von Bestellanforderungen? CAPPS ist das P2P-Online-Tool von Cognizant, über das berechtigte Mitarbeiter, Projekte und Unternehmensfunktionen (mit Zugriff auf CAPPS) in Lieferantenkatalogen oder nicht katalogisierten Inhalten blättern und Produkte von vielen Vorzugslieferanten von Cognizant auswählen und bestellen können. Alle Cognizant-Mitarbeiter erhalten Zugriff auf das CAPPS-Tool für Bestellanforderungen. Alle Erstbenutzer (Einkaufsanforderer oder -genehmiger) müssen den folgenden Prozess befolgen.

Klicken Sie auf den Link zu CAPPS: https://cognizant.procurement.ariba.com Klicken Sie auf „Kennwort vergessen?“. Geben Sie Ihre Mitarbeiter-ID in das Feld „Benutzername“ ein. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Kennworts und einer Sicherheitsfrage. Melden Sie sich mit Ihrem neuen Kennwort bei CAPPS an. Befolgen Sie denselben Prozess zum Entsperren des Kontos, falls Sie das Kennwort vergessen.

Weitere Informationen und Schulungsmaterial finden Sie unter http://cognizant.procurement.ariba.com .

4. Wer ist berechtigt, Lieferantenverträge oder -vereinbarungen zu unterzeichnen, einschliesslich Vereinbarungen, die Event-Management, Beratung, Unteraufträge für Projekte und Catering für Veranstaltungen betreffen? Gemäss den globalen Beschaffungs- und Finanzrichtlinien von Cognizant, ist das Rechtsberatungsteam von Cognizant berechtigt, den Hauptrahmenvertrag für Dienstleistungen zu unterzeichnen. Das Rechtsteam unterstützt das Beschaffungsteam bei der Festlegung der für die Unternehmensinteressen am besten geeigneten Vertragsbedingungen. Die Leistungsbeschreibungen für Werbung müssen vom globalen Beschaffungsteam für strategische und taktische Beschaffungsprozesse unterzeichnet werden. Die jeweiligen Benutzerabteilungen können diese Werbe- und Leistungsaufträge ebenfalls mit dem Lieferanten ausführen. Die Zeichnungsberechtigten müssen jedoch die in den Richtlinien festgelegte Zweckbindung einhalten. Wenden Sie sich an ProcuretoPayHelp@cognizant.com , um Informationen zur Matrix der Genehmigungsinstanzen für die Unterzeichnung der Verträge zu erhalten. Zum Schutz des Unternehmen sind nicht alle Benutzer berechtigt, Verträge zu unterzeichnen, da sie ansonsten persönlich für Verpflichtungen finanzieller oder anderer Natur haftbar gemacht werden können.

5. Müssen wir Name, E-Mail-ID und Telefonnummer des Anforderers auf einer Bestellung angeben? Dürfen diese Informationen an den Lieferanten weitergegeben werden? Die Informationen zur Abteilung als Ganzes oder zu Einzelkontakten mit 6-stelliger Mitarbeiter-ID, E-Mail-ID und Telefonnummer sind für den Lieferanten nützlich, falls Fragen zum Auftrag aufkommen.

Bestellung aufgeben

1. Kann ich eine Kopie der Bestellung für einen Lieferanten drucken? Alle genehmigten Cognizant-Bestellungen werden auf elektronischem Weg direkt an den Lieferanten gesendet. Sollte der Lieferant angeben, die Bestellung nicht erhalten zu haben, wenden Sie sich an das globale Beschaffungsteam, oder senden Sie eine E-Mail an ProcuretoPayHelp@cognizant.com . Die Bestellung wird dann erneut an den Lieferanten gesendet.

2. Wie werden Frachtgebühren und Steuern für Bestellungen gehandhabt? Je nach den vorab mit den Cognizant-Lieferanten festgelegten Versandbedingungen muss der Lieferant die Produkte versenden. Falls Fracht- oder Liefergebühren vereinbart wurden, muss der Lieferant die Produkte versenden, die Frachtkosten im Voraus bezahlen und der Bestellrechnung die Frachtkosten hinzufügen. Weitere Gebühren oder vereinbarte Bedingungen können die Lieferanten den in der Bestellung markierten Kommentaren entnehmen.

3. Wie kann ich meine Bestellung stornieren? Solange das Produkt noch nicht versendet wurde, kann die Bestellung auch nach der Übermittlung an den Lieferanten unabhängig von der Übertragungsmethode (EDI oder E-Mail) bearbeitet werden. Einzelne Positionen oder die gesamte Bestellung können storniert werden. Weitere Informationen finden Sie im Dokument zur Auftragsstornierung.

Verfahren zur Auftragsstornierung

Es kann passieren, dass die genehmigte Bestellung nach ihrer Übertragung an den Lieferanten aufgrund eines legitimen Grundes storniert oder abgeändert werden muss. Dies kann eine oder mehrere Positionen oder die gesamte Bestellung betreffen. Die zulässigen Verfahren zur Stornierung einer Bestellung und Beendigung der rechtlichen Verpflichtung gegenüber dem Lieferanten werden aufgeführt.

(Siehe: Liste der Ausnahmen für EDI-Lieferanten)

Die Cognizant-Bestellung ist ein bindender Vertrag zwischen Cognizant und dem Lieferanten. Cognizant verpflichtet sich zur Übernahme der Kosten für die auf der Bestellung gelisteten Produkte, bis die Bestellung storniert und die offizielle Benachrichtigung an den Lieferanten gesendet wurde. Bevor die Bestellung ganz oder teilweise storniert wird, muss der Lieferant von der Bestellabteilung kontaktiert werden, um festzustellen, ob das Produkt vom Lieferanten an die Lieferadresse von Cognizant versendet wurde.

1. Wurde das Produkt noch nicht versendet, muss der Einkäufer den Lieferanten darüber informieren, dass das Produkt nicht benötigt wird, daher nicht versendet werden muss und dass eine formale Auftragsstornierung ausgestellt und an den Lieferanten gesendet wird. Es wird empfohlen, zur zukünftigen Bezugnahme Details zum Anruf im Hinweisabschnitt der Bestellung zu dokumentieren (z.B. Grund der Stornierung, Datum des Anrufs und Name des Lieferantenkontakts).

2. Wurde das Produkt bereits versendet, ist keine Stornierung möglich und zulässig, weder für aktivierte noch für nicht aktivierte Lieferanten. In diesem Fall muss die Auflösung des Vertrags über ein Rückgabe- und Gutschriftverfahren erfolgen.

3. Wenn der Lieferant Bestellungen über EDI empfängt, ist keine Stornierung für versendete Waren zulässig. In allen Fällen muss die Vertragsauflösung über ein Rücksendungs- und Gutschriftverfahren erfolgen.

Da die Auftragserfassung und -verarbeitung bei Übermittlung über EDI auf Lieferantenseite sofort erfolgt, gibt es keine gangbare Möglichkeit, die Einplanung der Versendung zu verhindern. Darüber hinaus versenden viele unserer EDI-Lieferanten Bestellungen über Nacht. Die Geschwindigkeit, mit der Bestellungen erfüllt und verpackt werden, macht eine rechtzeitige Stornierung praktisch unmöglich. Alle Rücklieferungen unterliegen der formalen Rücksenderichtlinie des Lieferanten. Der Lieferant kann die Ausstellung einer Gutschrift verweigern, wenn das bestellte Produkt eine Sonderbestellung oder ein Nichtlagerprodukt ist. Es obliegt dem Einkäufer, den Lieferanten aufzufordern, die Abholung oder den Versand des Produkts zurück an den Lieferanten zu arrangieren und den Erhalt der Gutschrift zu verfolgen.

4. Ist es wichtig, einen ARIBA-aktivierten/EDI-aktivierten Lieferanten zu verwenden? Die EDI-Lieferantenbeziehungen werden vom Lieferantenteam der globalen Beschaffungsabteilung eingerichtet, um den Geschäftsprozess mit unseren Lieferanten mit hohem Transaktionsvolumen zu optimieren.

5. Wie gehe ich vor, wenn mir ein Lieferant einen Änderungsauftrag sendet oder einen solchen Auftrag anfragt? Der Änderungsauftrag ist so lange möglich, bis der Wareneingang abgeschlossen ist. Er kann entweder vom Lieferanten oder einem Anforderer im CAPPS-System initiiert werden. Aktivierte Lieferanten können die Bestellung ablehnen, um sie entweder zu stornieren oder zu ändern. Im Falle von nicht aktivierten Lieferanten müssen sich Einkaufsteam und Lieferant abstimmen und die Änderungen an der Bestellanforderung im CAPPS-System vornehmen, bevor der Wareneingang gestartet oder abgeschlossen ist.

6. Was passiert, wenn mein Lieferant die Bestellung nicht erhalten hat? Senden Sie eine E-Mail an das globale Beschaffungsteam unter ProcuretoPayhelp@cognizant.com , und bitten Sie um erneute Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten.

7. Warum kann ich neue Produkte oder Leistungen nicht wiederverwenden oder einfach einer vorhandenen Bestellnummer hinzufügen? Grundsätzlich gibt Cognizant im Moment keine Änderungsaufträge für Fälle aus, in denen der Wareneingang akzeptiert, konsumiert und bezahlt wurde. Diese Richtlinie gilt auch für Fälle, in denen die Bestellung teilweise konsumiert wurde. An ausgewiesenen Mengen können daher keine Änderungen vorgenommen werden.

Lieferung annehmen und Eingangsbestätigung erstellen

Verpflichtung zur Prüfung von Produkten

Der Anforderer, der die Produkte in Empfang nimmt und den Empfang unterzeichnet, ist verpflichtet, die Produkte bei Eingang zu prüfen. (Es ist sinnvoll, die Prüfung noch in Anwesenheit des Zustellers durchzuführen und direkt zu ermitteln, ob Zustand und Anzahl der gelieferten Ware der Bestellung entsprechen.)

Die Partei, bei der die Lieferung eingeht, muss die folgenden Schritte ausführen:

1. Prüfen Sie die Lieferung wie folgt: Ist sie beschädigt? Stimmen die Produkte mit den Informationen im Bestelldokument überein?

2. Vergleichen Sie die Anzahl und Beschreibung der gelieferten Produkte mit dem Packzettel.

3. Gleichen Sie die gelieferten Produkte mit dem Packzettel und der Bestellung (falls verfügbar) ab.

4. Prüfen Sie auf Fehlmengen oder Überschüsse.

5. Sind Fehlmengen oder Überschüsse vorhanden, sollte der Anforderer vor Annahme und Unterzeichnung der Produkte die Differenz auf der Eingangsbestätigung notieren.

6. Behalten Sie eine Kopie der Dokumente (Liefer-Challan oder Rechnungskopie) für Ihre Unterlagen.

7. Machen Sie eine Forderung für alle Schäden oder nicht konformen Waren geltend, die im Zuge der Prüfung erkannt werden.

8. Aktualisieren Sie die Informationen zu den abgenommenen Waren im GRN-System, indem Sie sich bei CAPPS anmelden. (https://cognizant.procurement.ariba.com)

1. Wie gehe ich vor, wenn die Lieferung nicht der Bestellung entspricht? Informationen hierzu finden Sie in den Richtlinien zum Wareneingang.

2. Wie gehe ich vor, wenn ich ein Problem bei der Warenannahme habe? Kontaktieren Sie das globale Beschaffungsteam, oder senden Sie eine E-Mail an ProcuretoPayHelp@cognizant.com . Nehmen Sie darin alle Informationen auf, die für die Lösung des Problems wichtig sind.

3. Welche Folgen hat die Erstellung einer Eingangsbestätigung im CAPPS-System? Mit der Erstellung einer Eingangsbestätigung im CAPPS-System wird der Rechnungsgenehmigungsprozess automatisiert, und die Rechnung kann zur Zahlung ausgewählt werden.

4. Wer kann Waren oder Leistungen im CAPPS-System empfangen? Anforderer oder Bearbeiter können Waren oder Leistungen im CAPPS-System als Wareneingang annehmen.

5. Wen muss ich benachrichtigen, wenn ich eine Bestellung erhalte? Diese Entscheidung wird von der Abteilung getroffen. Um die Lieferung in einwandfreiem Zustand zu bestätigen, sollte der Packzettel unterzeichnet, mit Datum versehen und an den entsprechenden Empfänger oder das geeignete Kreditorenteam gesendet werden. Dort wird die Zahlungsberechtigung geprüft.

6. Die bestellte Liefermenge wurde überschritten. Warum ist die Anforderungsposition für den Empfang in ARIBA für mich (den Anforderer/Empfänger) nicht mehr sichtbar ? Sobald der Eingang des Artikels vollständig bestätigt wurde, kann er nicht mehr innerhalb der Zuständigkeit des Anforderers angenommen werden. Die überschüssige Ware muss über die Rücksendungsrichtlinie an den Lieferanten zurückgesendet werden.

Rechnung verarbeiten

Die Kreditorenabteilung von Cognizant ist zuständig für die zeitnahe Verarbeitung von Lieferantenrechnungen für genehmigte Bestellungen. Nach der Lieferung von Produkten oder Leistungen entsprechend der offiziellen Bestellung muss der Lieferant alle entsprechenden Rechnungen zeitnah und wie auf der Bestellung angegeben direkt an die Kreditorenabteilung senden (innerhalb von 7 Geschäftstagen nach Lieferung oder Leistungserbringung). Die Lieferantenrechnung muss dieselben Lieferanteninformationen referenzieren, die in der Bestellung angegeben sind (eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die geeignete Cognizant-Bestellnummer), damit sie von der Kreditorenabteilung verarbeitet werden kann.

Weitere Informationen finden Sie in den Anleitungen zur Übermittlung von Lieferantenrechnungen (Link zur Navigation zu diesen Anleitungen wird bereitgestellt).

1. Wie berücksichtige ich Frachtgebühren auf einer Rechnung? In den Bestellbedingungen von Cognizant ist angegeben, dass die Fracht vom Lieferanten im Voraus gezahlt und der Rechnung hinzugefügt werden muss. Der Anforderer muss die Fracht bei Erstellung einer Bestellung nicht als separate Position einfügen. Die Kreditorenabteilung gibt die Fracht als zusätzliche Position in die Rechnung ein. Diese Position wird nicht gegen die Bestellung abgeglichen und verursacht keine Sperre.

2. Wie gebe ich eine Rechnung frei, die den Status „Abgelehnt“/„Gesperrt“ hat? Jede abgelehnte Rechnung wartet in der entsprechenden Ausnahmewarteschlange auf die nötige Aktion. Stakeholder, die Zugriff auf solche Ausnahmen haben, müssen die erforderlichen Rechnungsinformationen eingeben und die Rechnung in die nächste Verarbeitungsebene überführen.

3. Ich erhalte eine Rechnung an meine Lieferadresse oder eine entsprechende Abteilungsadresse. Was soll ich tun? Leiten Sie die Rechnung sofort an ein Kreditorenbüro weiter. Benachrichtigen Sie den Lieferanten darüber, dass auf unserer Bestellung das Kreditorenbüro mit Adresse angegeben ist, an das alle Rechnungen übermittelt werden müssen. Sendet der Lieferant die Rechnungen weiterhin direkt an Sie, benachrichtigen Sie das globale Beschaffungsteam unter ProcuretoPayHelp@cognizant.com über das Problem. Lieferantenrechnungen müssen direkt an die Kreditorenadresse gesendet werden.

Cognizant Technology Solutions India Pvt Ltd
Invoice Receiving Station (Accounts Payable Department)
165/110 Menon Eternity, St. Mary’s Road
Alwarpet
Chennai 600018,
INDIA
Attn.: 6-stellige Cognizant-ID des Cognizant-Mitarbeiters, der die Bestellung aufgegeben hat

Rechnung verarbeiten

1. Wie erhalten Lieferanten Zugriff auf CAPPS, um ihre Rechnungen zu verfolgen? Lieferanten können unter ProcuretoPayhelp@cognizant.com Zugriff auf das CAPPS-Zahlungssystem beantragen. Für die Anmeldung bei CAPPS hat Cognizant Benutzer-ID und Kennwort bereitgestellt. Lieferanten können den Status ihrer Rechnungen im System anzeigen.